Resepsionis merupakan peran yang sudah sangat lumrah ditemui, terlebih di industri yang mengedepankan hospitality seperti perhotelan dan restoran.
Tidak hanya di hotel dan restoran, resepsionis juga kerap kali dibutuhkan di lobi depan perkantoran. Pekerjaan sebagai resepsionis dalam perkantoran dinilai penting karena resepsionis adalah “wajah” terdepan dari sebuah kantor.
Resepsionis memang menjadi salah satu profesi yang sering kita dengar dan kita temui.
Resepsionis harus bisa menjadi jembatan informasi antara pihak manajemen perusahaan dengan tamu tersebut.
Resepsionis biasanya ditempatkan dibagian depan kantor, ini bertujuan agar tamu yang datang mudah mengetahui cara yang mudah untuk mencari informasi dan juga sebagai gambaran dari suatu perusahaan.
Di suatu perusahaan kecil biasanya terdapat sekretaris merangkap menjadi seorang resepsionis untuk pimpinannya.
Tetapi diperusahaan yang besar dan maju, tugas menjadi resepsionis tidak cukup di isi dengan satu orang, jadi biasanya terdapat beberapa orang yang khusus yang menjadi resepsionis perusahaan. Bisa juga terbagi kedalam beberapa shift.
Ketika menjalankan tugasnya, seorang resepsionis wajib memiliki keramahan dalam pelayanan kepada pihak luas perusahaan untuk memberikan citra baik perusahaan dimata pihak luar perusahaan seperti perusahaan rekan, pelanggan, tamu dan lain sebagainya.
Oleh karena itu, seseorang yang bekerja sebagai resepsionis bukanlah dipilih secara sembarangan, melainkan mereka harus memiliki profesionalitas.
Dalam menerima tamu/klien yang datang ke kantor, seorang respsionis perlu memperhatikan beberapa hal, yaitu sebagai berikut :
- Jangan membuat tamu atau klien menunggu terlalu lama.
- Memberikan salam, sapa dan senyum kepada setiap tamu atau klien.
- Segera menanyakan keperluan dari tamu atau klien.
- Mempersilahkan tamu atau klien tersebut untuk mengisi buku tamu terlebih dahulu.
- Selalu memperhatikan kepentingan tamu atau klien tersebut. Dengan sigap tanyakan apakah tamu atau klien tersebut mau menunggu pegawai yang sedang ia cari.
- Memberikan informasi yang dibutuhkan tamu / klien dengan jujur.
- Memahami adab perusahaan. Jangan sembarangan membocorkan informasi dari perusahaan.
- Memperhatian penampilan agar selalu rapi dan wangi.
- Tidak perlu mengobrol dengan teman sesama resepsionis.
Adapun kunci utama seorang resepsionis adalah sapa, salam, dan senyum agar tamu juga merasa senang disambut dengan keramahan.
Proses menerima dan menyamut tamu oleh resepsionis merupakan langkah pertama yang dirasakan oleh tamu saat memasuki kantor, hotel dan lain sebagainya.
Hampir setiap hari resepsionis menemui berbagai macam orang dari berbagai macam latar belakang.
Untuk itu, impresi pertama yang muncul di tahap ini akan mampu mencerminkan image kantor dimata tamu yang datang.
