General Affair (GA) merupakan posisi dalam suatu perusahaan yang umumnya berada di bawah pimpinan kepala operasional, terkadang pada beberapa perusahaan GA berada dibawah Departemen Personalia (HR).
Lalu mengapa General Affair dibutuhkan pada perusahaan? Berikut merupakan fungsi General Affair di perusahaan:
1. Pengadaan, Pemeliharaan dan Perawatan Alat-alat Operasional Perusahaan
Fungsi pertama soerang General Affair adalah melakukan pengadaan, pemeliharaan dan perawatan alat-alat operasional perusahaan dan fasilitas kantor agar perusahaan dapat beroperasi dengan baik.
Misalnya, fasilitas toilet, gedung kantor (kebersihan dan tampilan luar), ruang kantor, gudang yang memadai, perawatan instalasi listrik, dan semua aset dan area perusahaan. GA juga mengurusi pengadaan alat-alat kantor seperti komputer, printer, kertas dan alat-alat kantor yang lain.
GA juga perlu mengadakan penilaian kondisi dan fasilitas yang dibutuhkan serta membuat prioritas sebelum mengajukan anggaran.
Sebagai contoh, apakah kebutuhan perbaikan fasilitas toilet lebih penting daripada perluasan tempat ibadah, ruang meeting, atau lobby untuk menerima tamu?
Apapun yang menjadi prioritas GA harus memiliki dampak positif bagi operasional perusahaan.
2. Menyiapkan Laporan Berkala
Fungsi penting lainnya adalah menyiapkan laporan berkala untuk keperluan rapat anggaran.
Laporan tersebut harus terdiri atas aset dan beban biaya kantor sehingga perusahan bisa menilai efektivitas investasi internal di perusahaan.
3. Membantu Mengurus Perizinan
Divisi GA pada sebuah perusahaan juga bisa membantu dalam pengurusan segala bentuk perizinan yang dibutuhkan. Sebagai contoh: perizinan lingkungan, izin bangunan, izin ketenagakerjaan dan lain sebagainya.
Karena perannya dalam membantu mengurusi perizinan, maka seorang GA harus dapat menjalin hubungan dengan pihak eksternal, seperti pemerintah daerah, kepolisian, ormas, wartawan, dan sebagainya.
4. Membina Hubungan Baik
Fungsi lain dari GA adalah membina hubungan baik dengan para suplier barang atau jasa. Jika GA dalam perusahaan digabung dengan divisi HRD, maka fungsi lain yang termasuk di dalamnya adalah membuat kontrak kerja, memastikan pembayaran tepat waktu, dan melakukan komplain mewakili perusahaan jika diperlukan.
Hubungan yang baik secara tidak langsung akan berdampak pada kinerja dan produktivitas karyawan. Produktivitas karyawan juga akan terjaga apabila mengenai penggajian tidak ada masalah. Maka dari itu, perlu penggunaan aplikasi dan software payroll terbaik di Indonesia yaitu Talenta. Dengan aplikasi tersebut, tentu akan menimalisir human error yang mungkin saja terjadi dan menyebabkan karyawan merasa dirugikan.
Tak hanya itu, hubungan baik juga akan berdampak positif pada citra perusahaan di mata klien, hal itu tentu akan mempengaruhi profit yang akan diterima perusahaan.
Itulah tugas dan fungsi general affair di perusahaan yang perlu Anda ketahui.
Pada dasarnya, tujuan dan fungsi utama dari general affair adalah untuk memastikan kelancaran operasional perusahaan dan mendukung produktivitas karyawan.
