- Memahami Cara Kerja Microsoft Office
Pekerjaan administrasi erat hubungannya dengan surat menyurat serta input data. Untuk bisa melakukan tugas ini dengan baik, seorang staf admin harus menguasai Microsoft Office terutama Microsoft Word, Microsoft Power Point dan Microsoft Excel. Anda juga harus selalu memperbarui pengetahuan di bidang teknologi agar bisa menggunakan perangkat terbaru untuk memudahkan pekerjaan Anda.
- Mampu Mengatur Waktu dengan Baik
Time management sebenarnya adalah kemampuan yang wajib dimiliki oleh semua orang. Memiliki manajemen waktu yang baik memungkinkan seorang staf admin mengatur semua tugas dengan baik berdasarkan skala prioritas. Dengan begitu, kegiatan yang berlangsung di perusahaan bisa berjalan dengan baik dan efisien.
Pekerjaan administrasi membutuhkan tingkat ketelitian yang tinggi. Kesalahan sedikit saja pada data bisa berakibat buruk. Begitu juga kesalahan dalam mengatur waktu. Jangan sampai kelalaian terhadap detail dan ketidaktelitian Anda mengancam posisi Anda sebagai karyawan.
- Memiliki Kemampuan Komunikasi yang Baik
Staf admin juga dituntut memiliki kemampuan komunikasi yang mumpuni. Ini karena Anda akan berhadapan dengan semua orang yang ada di kantor mulai dari level paling bawah sampai paling atas. Agar bisa berkoordinasi dengan baik, Anda harus bisa berkomunikasi secara baik dan efektif.
Keahlian lainnya yang perlu dikuasai adalah menulis. Anda akan banyak berhadapan dengan kegiatan surat menyurat dan mencatat. Untuk itu diperlukan keahlian menulis yang baik.
Keahlian ini bisa Anda pelajari dengan membaca, memperbanyak referensi kosa kata sehingga pesan yang Anda sampaikan dapat dibaca dan dipahami dengan baik.
Interpersonal skill adalah keahlian seorang untuk berinteraksi dengan sesama. Kemampuan ini sangatlah berguna untuk menguatkan tim dan mempersolid tim untuk menunjang kemajuan perusahaan.
Kerja tim yang bagus sangatlah bagus untuk perusahaan. Jika suatu tim bisa solid dan saling menguatkan pastinya tidak jarang akan membuahkan keberhasilan dan kesuksesan.
Bukan hanya di bidang ini saja yang membutuhkan kerja tim atau bisa di bilang team work, tetapi banyak bidang pekerjaan yang memerlukan kerja tim seperti club sepak bola, voli, dan masih banyak lagi.
- Disiplin Dalam Segala Hal
Kemampuan ini sangat banyak disukai banyak kalangan. Jadi tak heran jika perusahaan memilih karyawan yang mempunyai kedisiplinan yang tinggi.
Apa saja yang harus kita disiplinkan untuk menunjang karir kita? Antara lain disiplin waktu dan disiplin untuk belajar hal baru. Jadi biasakan mulai sekarang untuk disiplin dalam segala hal agar kelak kita memetik hasilnya.
Keterampilan pengarsipan, pengurutan dan pengorganisasian umum menjadi syarat lain yang dibutuhkan staff administrasi.
- Pelayanan Prima atau Service Excellent
Pelayanan prima atau service excellent juga tidak kalah penting. Sebagai staff administrasi pastinya menjadi wajah bagi perusahaan yang di tempatkan di depan atau bisa di bilang front office.
Maka dari itu sangatlah penting setiap staff memahami kemampuan pelayanan prima atau service excellent. Contoh pelayanan prima yang akan di hadapi seorang staff administrasi yaitu menghadapi client yang datang untuk bekerjasama maupun hanya berkonsultasi saja.
Bakat khusus yang harus dimiliki staff administrasi adalah menganalisis data. Keahlian ini dibutuhkan untuk menyusun laporan dan mengumpulkan bahan penelitian dari departemen terkait.
- Merancang Skala PrioritasÂ
Sebagai staff admin kantor Anda harus siap berhadapan dengan tumpukan dokumen yang harus disusun, input data, menerima dan menelpon klien dan sebagainya. Load kerja yang tinggi ini harus disiasati dengan menentukan skala prioritas.
Anda harus menyusun rencana harian, pekerjaan mana yang harus diprioritaskan. Urutkan pekerjaan harian mulai dari yang paling penting. Ini dilakukan agar pekerjaan Anda lebih efektif.
Keahlian penyelesaian masalah juga tidak kalah pentingnya bagi seorang staff administrasi.
Ada kalanya tiba-tiba muncul masalah dalam pekerjaan misalnya rapat yang harus ditunda atau dokumen yang perlu segera direvisi.
Dengan memiliki kemampuan penyelesaian masalah, pastinya akan lebih mudah untuk menghadapi hambatan yang tidak terduga tersebut.
Dalam menyelesaikan masalah tidak apa-apa jika membutuhkan bantuan dari orang lain. Malah jika Anda tidak bisa menyelesaikannya sendiri, sebaiknya jangan ragu meminta saran atau bantuan.
