Tugas admin gudang penting diketahui bagi kamu yang ingin melamar pekerjaan sebagai admin gudang di sebuah perusahaan. Gudang sendiri merupakan tempat penyimpanan, penerimaan, dan persediaan part, material dan barang yang akan dipakai untuk kebutuhan produksi atau support produksi.
Setiap perusahaan umumnya memiliki gudang sebagai tempat penyimpanan dan persediaan produknya. Dalam sebuah gudang tentu memiliki seorang yang bertanggung jawab untuk mengatur berbagai administrasi maupun manajemen gudang agar selalu terstruktur dan terorganisir dengan baik.
Lantas apa itu admin gudang? Admin gudang adalah posisi yang bertangung jawab untuk mencatat dan mendokumentasikan barang yang ada di dalam gudang. Ia juga yang bertanggung jawab dalam mengatur jalannya distribusi barang yang masuk dan keluar hingga sampai ke tangan konsumen akhir.
Saat ini cukup banyak perusahaan yang membuka lowongan pekerjaan admin gudang. Adapun setiap perusahaan pasti akan menguraikan bagaimana tugas admin dan kualifikasi masing -masing setiap perusahaannya.
Namun pada umumnya, tugas admin gudang memiliki tugas dan kualifikasi yang kurang lebih sama. Apa sajakah itu? Berikut ini Mployee uraikan satu per satu tugas admin gudang beserta penjelasannya.
Mengklasifikasi barang masuk sesuai jenisnya
Perusahaan tentu saja tidak hanya memiliki satu jenis produk. Berbagai produk yang masuk keluar pasti memiliki jenis dan kode barang yang berbeda. Maka dari itu, admin gudang lah yang akan bertugas untuk menghitung jumlah barang yang masuk dan mengklasifikasikannya ke produk sejenis.
Dengan mengklasifikasikan produk di gudang, ini berguna agar saat verifikasi data lebih mudah dan mengetahui stok fisik keluar masuk produk. Tugas ini memerlukan kecermatan dan juga ketajaman analisis. Admin gudang juga harus teliti dan harus mengonfirmasi perhitungan yang sudah ada di catatan agar tidak terjadi salah perhitungan dalam ketersediaan produk di gudang.
Melakukan update produk yang masuk tanggal expired
Setiap produk tentu memiliki perioede expired yang berbeda. Tugas admin gudang lah yang mencatat dan melakukan pengecekan periode – periode expired barang. Pengecekan ini sangat penting dan harus dilakukan dengan teliliti karena masa expired akan menentukan kualitas barang. Jangan sampai terdapat produk yang sudah dipajang di toko yang melewati batas expired. Maka dari itu admin gudang harus selalu melakukan pengecekan secara berkala pada setiap produk.
Memasukkan data inventory
Apa itu data inventory? Data inventory merupakan sistem pengaturan data persediaan barang yang berkaitan dengan aktivitas logistik perusahaan. Data inventory juga dapat diartikan sebagai persediaan bahan atau barang yang disimpan untuk tujuan tertentu, seperti memenuhi kebutuhan produksi atau dijual kembali.
Sebagai admin gudang, pengelolaan data inventory menjadi bagian utama tugasnya. Admin gudang secara keseluruhan akan mencatat dan menghitung produk yang keluar masuk dari gudang pada sistem tertentu.
Membuat surat jalan
Seorang admin gudang juga bertugas untuk membuat surat jalan pengiriman barang dari gudang ke konsumen. Surat ini berguna untuk diberikan kepada sopir guna sebagai surat tugas untuk mengirimkan barang. Admin gudang ini lah yang akan bertanda tangan di surat tersebut.
Melakukan pengecekan barang retur dari konsumen
Dalam sebuah bisnis, tentu terdapat beberapa barang yang biasanya terjadi kerusakaan saat sampai di customer. Ini biasanya disebabkan karena kesalahan pengangkutan, atau terhimpit barang lain.
Nah barang – barang rusak tentu akan dikembalikan oleh konsumen. Tugas admin gudang lah yang akan mendata barang – barang yang telah dikembalikan konsumen dan kemudian disisihkan ke tempat khusus.
Melakukan stock opname
Stock opname adalah penghitungan stok fisik di gudang atau toko. Stock opname bertujuan untuk memastikan stok barang yang masih ada dalam sistem dengan stok yang ada di gudang.
Mencatat penggunaan barang
Tugas admin gudang lainnya adalah wajib melakukan pencatatan penggunaan peralatan gudang. Pencatatan ini bertujuan untuk menjaga keawetan dan mengontrol keberadaan berbagai peralatan di gudang.
Melakukan koordinasi dengan karyawan gudang
Admin gudang juga harus selalu melakukan koordinasi dan komunikasi dengan karyawan dalam maupun luar gudang. Ini berguna agar kerja sama tim antara karyawan di luar gudang dan dan dalam dapat berjalan dengan baik.
Berkoordinasi dengan sales dan admin supervisor
Tugas admin gudang berkaitan dengan erat stok produk seperti melakukan perhitungan produk, pengecekan expired, dan mendata stock opname produk. Maka dari itu jika stok produk dibutuhkan lebih banyak atau akan memesan produk, maka ia harus saling berkoordinasi dengan sales dan admin supervisor untuk melakukan pemesanan.
Melakukan berbagai administrasi yang dibutuhkan
Seorang admin gudang tentu saja akan melakukan berbagai tugas terkait administrasi. Selain membuat surat jalan, ia juga mengatur surat pesanan produk yang diminta. Setelah itu mendata seluruh produk dalam sebuah file. Dalam hal ini, tentu seorang admin gudang harus mengerti berbagai jenis barang yang tersedia mulai dari letak produk, kode, produk, dan stok yang tersisa.
Kualifikasi admin gudang
Terdapat beberapa kualifikasi admin yang perlu diperhatikan. Berikut ini beberapa rinciannya.
Memiliki keterampilan komunikasi yang bagus
Memiliki keterampilan komunikasi yang bagus sebenarnya akan selalu dibutuhkan untuk seluruh posisi pekerjaan. Tak terkecuali pada posisi admin gudang. Salah satu tugas admin gudang adalah melakukan koordinasi karyawan dalam dan luar gudang. Agar tidak terjadi miss communication, maka admin gudang harus mampu menyampaikan berbagai tugas dan instruksi yang jelas, detail, dan mudah dipahami.
Teliti
Admin gudang akan berhadapan dengan ratusan bahkan ribuan produk di dalam gudang. Untuk melakukan inventory maupun memasukkan data produk di komputer,. harus memiliki ketelitian yang tinggi agar tidak terjadi kesalahan dalam hal input kode produk, nama produk, dan jumlah stok yang tersedia.
Mengoperasikan program Microsoft khususnya Word dan Excel
Seorang admin gudang akan selalu berhubungan dengan berbagai data terkait angka. Maka dari itu, kamu diharapkan mampu mengoperasikan berbagai progam basic Microsoft seperti Excel dan Word.
Jika sebelumnya kamu belum terbiasa menggunakan Microsoft Excel dengan berbagai rumusnya, tak ada salahnya untuk mengambil kursus terkait keterampilan Microsoft Excel.
Mampu bekerjasama dengan tim
Berprofesi sebagai admin tentu kamu tidak bekerja secara individu atau sendirian. Di gudang terdapat berbagai posisi yang sudah pasti akan berhubungan dengan kamu. Maka dari itu, seorang admin gudang harus mampu membangun hubungan baik antartim baik dalam gudang mapun di luar. Ini berguna agar berbagai proses pendistribusian produk berjalan dengan baik.
Memiliki kemampuan supply chain, manajemen barang, dan logistik
Supply chain merupakan jaringan antara perusahaan dan pemasoknya untuk memproduksi dan mendistribusikan produk hingga ke konsumen akhir. Seorang admin gudang harus mengerti hal seperti ini, manajemen barang yaitu pengaturan barang di gudang agar rapi dan dapat dijangkau dengan mudah.
Gaji admin gudang
Kini kamu telah mengerti bagaimana tugas dan tanggung jawab sebagai admin gudang. Jika kamu mulai tertarik dan memiliki minat besar terhadap profesi sebagai admin gudang, berikut ini kisaran gaji seorang admin gudang yang perlu kamu ketahui.
Admin gudang umunya memiliki gaji berkisar Rp2.500.000 hingga Rp6.000.000. Namun hal tersebut tentu tergantung pada masing – masing standar UMK setiap kota. Selain itu faktor yang membedakan lainnya adalah posisi, lama bekerja, dan tentu prestasi pada individu masing – masing.
Prospek kerja di bidang logistik
Bagian pergudangnya umumnya selalu dikaitkan dengan bidang logistik. Adapun menjadi salah satu tim di bidang logistik merupakan tantangan tersendiri. Tak hanya belajar bagaimana manajemen barang dan supply chain pada sebuah perusahaan, admin gudang juga dituntut memiliki ketelitian tinggi dan mampu membaca serta menyajikan data dengan baik.
Menjadi admin gudang juga memiliki prospek pekerjaan yang menarik. Berikut ini beberapa uraiannya.
Jenjang karir di bidang pergudangan sangat luas
Industri logistik cenderung mempromosikan dan melatih low-level karyawan ke posisi yang lebih tinggi. Promosi biasanya dilakukan oleh individu yang telah bekerja keras dan memiliki inovatif tinggi.
Logistik menjadi batu loncatan untuk menuju bidang bisnis internasional
Sebagian orang memilih berarir di bidang logistik karena dirasa dapat belajar secara luas dan mendalam mengenai ilmu logistik yang dapat dikembangkan menuju bidang bisnis internasional. Ini membuat kamu akhirnya belajar banyak mengenai ilmu baru yang bisa diterapkan ke jenjang karir berikutnya.
Mendapatkan berbagai pelatihan terkait logistik
Sebagai admin gudang tentu kamu dituntut untuk mengerti berbagai manajemen dan istilah alat yang digunakan untuk menyajikan data produk – produk di gudang. Biasanya, perusahaan akan mengadakan berbagai pelatihan untuk mengembangkan keterampilan admin gudang khususnya yang terkait dengan data.
Hal ini sangat bermanfaat bagi kamu untuk mempelajarinya secara serius dan mendalam sehingga dapat meningkatkan keterampilan sekaligus berpotensi untuk meningkatkan karir di posisi jabatan selanjutnya.
Istilah – istilah dalam gudang
Sebelum bekerja sebagai admin gudang, alangkah baiknya kamu mengerti beberapa istilah terkait warehouse atau pergudagang. Berikut ini Mployee menguraikannya untuk kamu.
Stock take
Stock take adalah proses menyesuaikan stok fisik suatu produk dengan stok yang ada pada sistem komputer.
Returns
Umunya proses returns adalah hal yang paling dihindari oleh sebuah pabrik atau perusahaan. Returns diartikan sebagai pengembalian. Umumnya seorang admin gudang akan memiliki tugas administrasi terkait pengembalian barang yang rusak dari konsumen. Admin gudang yang akan mencatat seluruh proses returns di gudang.
Packing
Packing dapat dikatakan sebagai pengemasan. Seorang admin gudang yang akan memberikan instruksi kapan barang harus di-packing dan dikirim. Dalam hal ini skill komunikasi dan kerja sama yang baik harus dimiliki. Pasalnya jika salah memberikan instruksi packing atau pengiriman barang ini akan sangat fatal dan mempengaruhi kepuasan pelanggan.
Receiving dan Putaway
Kedua istilah ini merupakan proses yang terdapat dalam warehouse management system ketika barang masuk ke gudang. Admin gudang akan bertugas untuk memasukkan berbagai data barang yang baru saja masuk. Fungsi receiving dan putaway adalah memberikan informasi yang tepat mengenai tempat di mana barang yang baru saja tiba diletakkan.
Baca juga:
5 Jenis Tenaga Kerja Beserta Hak dan Kewajibannya
Contoh Surat Izin Tidak Masuk Kerja dan Cara Membuatnya
Itulah uraian mengerti tugas, tanggung jawab, keterampilan, dan istilah -iostilah terkait tugas admin gudang yang perlu kamu ketahui sebelum bergabung bersama tim logistik. Semoga sukses.
