Soffya Ranti Mahmudah

Cara Izin Tidak Masuk Kerja Melalui WhatsApp

Cara izin tidak masuk kerja melalui WhatsApp saat ini menjadi hal yang biasa dilakukan para karyawan ketika berhalangan hadir ke kantor. Baik karena sakit, terdapat keperluan mendesak, dan lain sebagainya. Jika dahulu cara izin dilakukan melalui surat menyurat, lain halnya saat ini kita lebih dimudahkan dengan aplikasi instan seperti WhatsApp.

Selain WhatsApp terdapat aplikasi pesan instan lain yang digunakan karyawan untuk berkomunikasi antartim seperti Line, Telegram, dan lain sebagainya tergantung pada kebutuhan masing-masing perusahaan. Namun pada umumnya, aplikasi pesan instan WhatsApp yang lebih mendominasi menjadi sebagai media komunikasi karyawan di perusahaan.

Meskipun cara izin tidak masuk kerja melalui WhatsApp sudah kerapkali kamu lakukan, tapi tahukah kamu terdapat tips dan cara izin tidak masuk kerja melalui WhatsApp yang efektif dan tepat yang bisa kamu gunakan.

Apa saja kah itu? Berikut ini Mployee ulas satu per satu bagaimana cara mengirim pesan tidak masuk lewat WhatsApp lengkap dengan beberapa contoh templatenya.

Cara izin tidak masuk kerja melalui WhatsApp

Agar lebih efektif dan tepat mengirim pesan izin tidak masuk kepada user, berikut ini cara yang bisa kamu terapkan.

Salam pembuka

Setiap pesan teks yang kamu kirim melalui aplikasi elektronik baik lewat WhatsApp, e-mail, dan berbagai aplikasi lainnya usahakan untuk tidak melupakan salam pembuka. Salam pembuka memperlihatkan tingkat kesopananmu. Salam pembuka dapat kamu sesuaikan dengan kondisi waktu. Berikut ini beberapa contoh salam pembuka

Selamat pagi, yang terhormat bapak (….)
Selamat siang, yang terhormat ibu (….)
Assalamualaikum wr, wb, yang terhormat bapak (….)

Jelaskan identitas karyawan

Agar lebih formal dan profesional, kamu harus menerangkan identitas karyawan seperti nama lengkap, posisi, divisi, hingga nomor ID karyawan jika ada. Hal ini membantu memudahkan user atau tim HRD dan lainnya mengurus ijin tidak masuk kerjamu. Misalnya:

“Selamat pagi, yang terhormat ibu Siska selaku editor media Mployee. Pada hari ini (tanggal dan waktu) saya, Soffya – Staff Writer – Divisi Kanal Profesi – nomor ID XXXX berhalangan hadir di kantor dikarenakan ….”

Menjelaskan alasan tidak masuk

Setelah membuka dengan salam dan mengenalkan diri, kamu bisa langsung melanjutkan pada inti alasan ketidakhadiran di kantor pada hari tersebut. Alasan ini menjadi kunci utama kamu dapat diperbolehkan untuk berhalangan hadir di kantor.

Maka dari itu sebisa mungkin berikan alasan jujur dan terbuka, sehingga atasan atau timmu lain dapat mengizinkan kamu tidak masuk pada hari atau rentang waktu tertentu. Berikut ini terdapat beberapa alasan umum yang biasa ditemui ketika tidak masuk kerja

Kondisi kesehatan
Kepentingan mendesak yang tidak dapat ditinggalkan (pengurusan dokumen penting, dan lainnya)
Sedang berduka
Melahirkan
Kegiatan keagamaan
Bencana

Jelaskan waktu izin dengan jelas

Satu hal yang sering dilupakan karyawan adalah tidak menjelaskan permohonan rentang waktu izin dengan jelas. Kamu dapat menyebutkan berapa lama kamu tidak dapat masuk kerja dengan durasi waktu misal 3 hari, 1 hari, atau, 7 hari maupun dengan menjelaskan detail rentang waktu dengan tanggal misal 12 Februari 2022 – 16 Februari 2022.

Ini akan membantu user atau rekan timmu dapat saling membantu atau melakukan back-up pekerjaan kantor dan mengetahui kapan kamu dapat hadir kembali. Dengan mencantumkan rentang waktu keterangan yang kamu berikan jadi lebih jelas dan detail.

Menjelaskan tugas apa saja yang belum selesai

Jika kamu masih memiliki PR tugas yang masih belum tuntas, sebaiknya jelaskan juga tugas apa saja yang belum kamu tangani dan berikan solusi mengenai hal tersebut. Untuk menjelaskan pada poin ini, sebelumnya kamu bisa berkomunikasi terlebih dahulu dengan rekan kantormu untuk saling kerja sama dan berkoordinasi. Berikut ini contoh kalimatnya.

“… Sebagai informasi, terdapat dua tugas yang masih dalam proses pengerjaan dan menjadi tanggung jawab saya yaitu pengarsipan dokumen divisi X dan dokumentasi jurnal X. Adapun tugas tersebut telah saya limpahkan tanggung jawab kepada (rekan karyawanmu, posisi, dan divisi) untuk dapat segera menyelesaikannya terakhir Jumat, 13 Februari 2022 pukul 15.00 WIB.”

Namun jika tugas yang kamu emban telah kamu selesaikan dengan baik sebelum waktu perizinan tidak masuk, kamu juga bisa menambahkan penjelasan bahwa tugas yang kamu lakukan telah selesai dan disertai waktu selesai. Misalnya:

“… Sebagai informasi, tugas X dan B dengan tenggat waktu 13 Februari 2022 telah saya selesaikan dengan baik dan telah diserahkan kepada divisi X untuk proses lebih lanjut”

Tujuan menerangkan tugas dan tanggung jawabmu ini adalah agar user atau rekan tim yang lain mengetahui dengan jelas apa saja tugas-tugas yang belum bisa kamu kerjakan, sehingga tidak menghambat proses kinerja antartim lainnya. Selain itu komunikasi menjadi lebih baik dan tidak ada hambatan meskipun kamu sedang tidak masuk kerja.

Mengakhiri dengan salam dan ucapan terima kasih

Setelah menjelasakan identitas dan alasan kamu izin tidak masuk kerja, di akhir teks tambahkan dengan salam ucapan terima kasih. Berikut ini contoh kalimatnya:

“… Sekian permohonan izin tidak masuk yang saya sampaikan. Terima kasih. Waalaikumsalam wrb.wb”

Penutup akhir teks juga dapat kamu sesuaikan sendiri dan selalu sematkan kata “Terima kasih”

Mengapa cara izin tidak masuk kerja melalui WhatsApp penting kamu perhatikan?

Terdapat beberapa alasan penting mengapa kamu harus memperhatikan bagaimana kamu harus menyampaikan izin tidak masuk dengan sebaik mungkin. Berikut ini beberapa uraiannya.

Peraturan perusahaan

Sebagai karyawan di sebuah perusahaan, tentu kamu harus memperhatikan dan mematuhi peraturan-peraturan perusahaan, salah satunya bagaimana menyampaikan izin tidak masuk kerja dengan baik. Selain itu, melakukan izin dengan baik akan membuat kamu semakin menerapkan sikap tertib dan disiplin.

Belajar lebih profesional dan meningkatkan etika kesopanan

Etika atau sikap bekerja menjadi tolak ukur penilaian utama kepada karyawan. Menjaga sikap dan selalu memperhatikan peraturan menjadi salah satu upaya kamu untuk belajar lebih profesional serta meningkatkan etika kesopanan. Upaya ini dapat diterapkan salah satunya dengan menerapkan cara izin tidak masuk kerja melalui WhatsApp dengan struktur kalimat yang baik dan santun.

Agar tidak dianggap bolos kerja

Salah satu tujuan menjelaskan alasan tidak masuk kerja salah satunya tentu agar kamu tidak dianggap sebagai bolos kerja. Tidak masuk kerja tanpa keterangan apa pun akan membuat kamu dianggap membolos kerja dan bisa jadi mempengaruhi penilaian performamu maupun bersangkutan dengan gaji dan bonus.

Koordinasi tim tidak kacau

Saat tidak masuk kerja, beberapa orang terkadang masih memiliki pekerjaan kantoor berupa tugas yang masih belum dituntaskan sepenuhnya. Agar tidak menghambat pekerjaan antartim, kamu dapat mengkoordinasikan tugas tersebut kepada rekan tim. Sehingga proses pekerjaan di perusahaan dapat berjalan dengan lancar meskipun kamu tidak masuk kerja.

Contoh template cara izin tidak masuk kerja melalui WhatsApp

Setelah mengetahui beberapa cara mengirim pesan izin tidak masuk kerja lewat WhatsApp, berikut beberapa contoh template yang bisa kamu jadikan sebagai referensi.

Contoh pertama

“Selamat pagi. Kepada Yang terhormat Ibu Siska, selaku Editor Mployee Media. Saya Soffya – Staff Writer – Divisi Kanal Profesi – nomor ID XXXX pada hari ini 17 April 2022 tidak dapat masuk kerja karena sakit dan sedang dalam tahap pemulihan. Menurut keterangan dokter, saya membutuhkan waktu istirahat dalam rentang waktu mulai 17 April 2022 hingga 20 April 2022. Selama izin sakit ini, saya telah berkoordinasi dengan ibu Tika terkait tugas dan tanggung jawab saya yang belum tuntas. Demikian pesan yang saya sampaikan. Saya berharap ibu dapat memberikan izin. Terima kasih.”

Contoh kedua

Kamu juga bisa membuatnya seperti format pengiriman e-mail. Berikut ini contohnya:

Yth. Ibu Siska
Editor Mployee Media

Selamat pagi, semoga ibu dalam keadaan selalu sehat. Melalui pesan WA ini saya ingin menyampaikan bahwa:

Tanggal: 17 April 2022

Nama: Soffya

Jabatan dan Divisi: Staff Writer Divisi Kanal Profesi

Sedang dalam keadaan sakit dan berhalangan hadir ke kantor. Menurut keterangan dokter, saya membutuhkan waktu istihat total selama 3 hari terhitung pada hari ini 17 April 2022. Adapun beberapa tugas telah saya selesaikan pada tanggal 16 April 2022 dan sudah saya serahkan kepada divisi kreator konten. Saya berharap ibu dapat memaklumi. Terima kasih sebanyak-banyaknya dan selamat pagi.

Hormat saya

Soffya

Contoh ketiga

“Assalamualaikum wr wb,
Yang terhormat ibu Siska selaku Editor Mployee Media, dengan ini saya sampaikan bahwa saya Soffya (Staff Writer – ivisi Kanal Profesi) memohon ijin tidak masuk kerja dikarenakan dalam kondisi isolasi mandiri. Menurut keterangan dokter, saya harus melakukan isolasi mandiri selama 14 hari terhitung pada hari ini yaitu 17 April 2022. Sebagai informasi terdapat beberapa tugas yang belum dituntaskan, namun agar berjalan tetap lancar hal ini telah saya koordinasikan dengan rekan satu tim di Divisi Kanal Profesi yaitu Iyan. Saya berharap ibu dapat memaklumi. Terima kasih. Waalaikumsalam wr.wb.”

Tips cara izin tidak masuk kerja melalui WhatsApp

Selain beberapa cara tepat untuk mengirim pesan izin tidak masuk kerja lewat WhatsApp, berikut ini beberapa tips yang pelu kamu perhatikan.

Perhatikan waktu pengiriman

Saat mengirim pesan izin tidak masuk kerja, sebaiknya kamu memperhatikan waktu-waktu yang tepat untuk mengirim ke user atau tim HRD perusahaan. Sebaiknya kirim saat pagi hari, jam kerja, maupun siang hari. Waktu-waktu tersebut tepat karena pesan izin tidak masuk dari kamu akan dapat segera diurus oleh divisi yang berwenang.

Lampirkan bukti tidak masuk

Bagi kamu yang memohon izin tidak masuk kerja beberapa hari, pastikan lampirkan dengan soft file surat keterangan dari dokter. Umumnya surat keterangan dokter didapatkan dalam bentuk hard-file, namun saat ini terdapat berbagai aplikasi pemindai (scanner) yang dapat kamu unduh di toko aplikasi smartphonemu. Setelah memindai, kirim dengan format PDF atau yang sesuai dengan ketentuan perusahaan.