Anda pasti sudah tidak asing lagi dengan surat izin tidak masuk kerja kantor. Surat ini kerap dilampirkan karyawan saat ia akan tidak masuk kerja karena sakit, keperluan mendadak, dan lain sebagainya.
Untuk membuat surat izin tidak masuk kerja kantor tentu karyawan harus menggunakan tata bahasa baku dan formal. Surat izin tidak masuk kerja bisa jadi dikirimkan melalui online lewat e-mail maupun surat fisik. Lantas bagaimana cara membuat contoh surat izin tidak masuk kerja kantor? Selengkapnya berikut ini ulasannya.
Apa Itu Surat Izin Tidak Masuk Kerja?
Surat izin tidak masuk kerja adalah surat yang ditulis oleh karyawan yang memohon izin untuk tidak hadir di tempat kerja pada hari atau beberapa hari tertentu. Surat ini biasanya dibuat ketika seorang karyawan membutuhkan waktu libur karena alasan yang sah seperti sakit, urusan keluarga, acara penting, atau alasan lainnya.
Dalam surat ini, karyawan biasanya memberikan alasan yang jelas mengapa mereka membutuhkan izin, kapan mereka akan mulai dan berakhir tidak hadir, serta memberikan ucapan terima kasih dan permohonan maaf kepada atasan atau manajemen.
Surat izin tidak masuk kerja harus disampaikan kepada atasan atau manajemen sebelum waktu yang ditentukan untuk memberikan waktu bagi perusahaan untuk mengatur tugas atau proyek yang mungkin terpengaruh oleh ketidakhadiran karyawan tersebut.
Ciri-ciri Surat Izin Tidak Masuk Kerja yang Benar
Berikut adalah beberapa ciri-ciri surat izin tidak masuk kerja yang benar:
Format yang sesuai
Surat harus ditulis dalam format surat resmi, yang mencakup tanggal, judul, perusahaan, dan nama karyawan.
Alasan yang jelas
Surat harus mencantumkan alasan yang jelas mengapa karyawan membutuhkan izin tidak hadir, seperti sakit atau urusan keluarga.
Tanggal yang spesifik
Surat harus mencantumkan tanggal spesifik ketidakhadiran karyawan dan kapan dia diharapkan kembali ke tempat kerja.
Ucapan terima kasih dan permohonan maaf
Surat harus diakhiri dengan ucapan terima kasih dan permohonan maaf kepada atasan atau manajemen.
Tanda tangan dan nama karyawan
Surat harus ditandatangani dan mencantumkan nama lengkap karyawan.
Dilengkapi dengan surat keterangan
Jika alasan ketidakhadiran karena sakit, surat izin tidak hadir kerja sebaiknya dilengkapi dengan surat keterangan dokter atau sertifikat medis sebagai bukti.
Waktu pengajuan yang tepat
Surat izin tidak hadir kerja harus diajukan secepat mungkin sebelum waktu yang ditentukan untuk memberikan waktu bagi perusahaan untuk mengatur tugas atau proyek yang mungkin terpengaruh oleh ketidakhadiran karyawan tersebut.
Contoh-contoh Surat Izin Tidak Masuk Kerja Kantor
Untuk memudahkan Anda membuat surat izin tidak masuk kerja dalam berbagai alasan, berikut ini Mployee melampirkan beberapa contoh templatenya.
Contoh Surat Izin Tidak Masuk Kerja karena Sakit
[Tanggal]
Kepada Yth,
Manajer Personalia
[Perusahaan]
[Alamat Perusahaan]
Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : [Nama Lengkap]
Nomor Karyawan : [Nomor Karyawan]
Jabatan : [Jabatan]
Dengan ini mengajukan permohonan izin tidak hadir kerja karena sakit pada tanggal [Tanggal] hingga [Tanggal].
Saya mengalami sakit flu dengan gejala demam, batuk, pilek dan sakit kepala yang cukup parah. Kondisi kesehatan saya memerlukan perawatan dan istirahat yang cukup agar saya bisa pulih dan kembali bekerja dengan kondisi yang sehat.
Saya akan segera menghubungi tim saya di departemen [Departemen] untuk memastikan bahwa semua tugas dan tanggung jawab saya diambil alih selama saya tidak hadir. Saya berharap agar izin tidak hadir kerja saya ini dapat disetujui oleh perusahaan.
Terima kasih atas perhatian dan pengertiannya. Saya memohon maaf atas ketidaknyamanan yang dapat terjadi akibat ketidakhadiran saya.
Hormat saya,
[Nama Lengkap]
[Nomor Karyawan]
[Jabatan]
Contoh Surat Izin Tidak Masuk Kerja Kantor karena Keperluan Mendadak
[Tanggal]
Kepada Yth,
Manajer Personalia
[Perusahaan]
[Alamat Perusahaan]
Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : [Nama Lengkap]
Nomor Karyawan : [Nomor Karyawan]
Jabatan : [Jabatan]
Dengan ini mengajukan permohonan izin tidak hadir kerja karena keperluan mendadak pada tanggal [Tanggal].
Saya sangat menyesal harus mengajukan izin tidak hadir kerja pada saat yang tidak terduga ini, namun ada sebuah keperluan yang sangat mendesak dan harus saya selesaikan pada saat ini.
Saya akan segera menghubungi tim saya di departemen [Departemen] untuk memastikan bahwa semua tugas dan tanggung jawab saya diambil alih selama saya tidak hadir.
Terima kasih atas perhatian dan pengertiannya. Saya memohon maaf atas ketidaknyamanan yang dapat terjadi akibat ketidakhadiran saya. Terima kasih.
Hormat saya,
[Nama Lengkap]
[Nomor Karyawan]
[Jabatan]
Contoh Surat Izin Tidak Masuk Kerja karena Menikah
[Tanggal]
Kepada Yth,
Manajer Personalia
[Perusahaan]
[Alamat Perusahaan]
Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : [Nama Lengkap]
Nomor Karyawan : [Nomor Karyawan]
Jabatan : [Jabatan]
Dengan ini mengajukan permohonan izin tidak hadir kerja pada tanggal [Tanggal] karena saya akan menikah pada hari tersebut.
Saya memohon maaf karena tidak dapat memenuhi tanggung jawab saya di tempat kerja pada hari tersebut, namun saya akan segera menghubungi rekan kerja saya di departemen [Departemen] untuk memastikan bahwa semua tugas dan tanggung jawab saya diambil alih selama saya tidak hadir. Saya berharap surat izin yang saya lampirkan dapat disetujui.
Terima kasih atas perhatian dan pengertiannya.
Hormat saya,
[Nama Lengkap]
[Nomor Karyawan]
[Jabatan]
Surat Izin Tidak Masuk Kerja karena Acara Keluarga
Berikut adalah contoh surat izin tidak masuk kerja karena acara keluarga:
[Tanggal]
Kepada Yth,
Manajer Personalia
[Perusahaan]
[Alamat Perusahaan]
Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : [Nama Lengkap]
Nomor Karyawan : [Nomor Karyawan]
Jabatan : [Jabatan]
Dengan ini mengajukan permohonan izin tidak hadir kerja pada tanggal [Tanggal] karena saya harus menghadiri acara keluarga yang sangat penting di luar kota.
Saya memohon maaf karena tidak dapat melaksanakan tanggung jawab saya di tempat kerja pada hari tersebut, namun saya akan segera menghubungi rekan kerja saya di departemen [Departemen] untuk memastikan bahwa semua tugas dan tanggung jawab saya diambil alih selama saya tidak hadir. Saya berharap agar izin tidak hadir kerja saya ini dapat disetujui oleh perusahaan.
Terima kasih atas perhatian dan pengertiannya.
Hormat saya,
[Nama Lengkap]
[Nomor Karyawan]
[Jabatan]
Contoh Surat Izin Tidak Masuk Kerja karen Orang Tua Sakit
[Tanggal]
Kepada Yth,
Manajer Personalia
[Perusahaan]
[Alamat Perusahaan]
Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : [Nama Lengkap]
Nomor Karyawan : [Nomor Karyawan]
Jabatan : [Jabatan]
Dengan ini mengajukan permohonan izin tidak hadir kerja pada tanggal [Tanggal] karena orang tua saya sakit dan membutuhkan perawatan medis yang intensif di rumah sakit.
Saya sangat membutuhkan waktu untuk menemani dan merawat orang tua saya, dan saya memohon maaf karena tidak dapat memenuhi tanggung jawab saya di tempat kerja pada hari tersebut. Namun, saya akan segera menghubungi rekan kerja saya di departemen [Departemen] untuk memastikan bahwa semua tugas dan tanggung jawab saya diambil alih selama saya tidak hadir.
Saya berjanji untuk kembali bekerja dengan semangat yang lebih besar dan lebih produktif setelah situasi dengan orang tua saya stabil. Saya harap surat izin tidak masuk kerja ini dapat disetujui.
Terima kasih atas perhatian dan pengertiannya.
Hormat saya,
[Nama Lengkap]
[Nomor Karyawan]
[Jabatan]
Contoh Surat Izin Tidak Masuk Kerja dalam Bahasa Inggris
[Date]
To whom it may concern,
I, [Full Name], an employee of [Company] with employee ID [Employee ID] and position as [Position], would like to request permission to take a leave of absence on [Date] due to [Reason for Leave].
I regret to inform you that I am unable to fulfill my duties on this particular day because [Explain Reason for Leave]. I apologize for any inconvenience this may cause to the company and my colleagues.
I have made sure to delegate my tasks and responsibilities to my colleagues in the [Department] department, and I will also ensure that they are updated on any necessary information regarding my work.
I understand that my absence may affect the company’s operations and I will do everything in my power to make sure that there is no negative impact on my team or the company.
Thank you for your attention and understanding.
Sincerely,
[Full Name]
[Employee ID]
[Position]
Waktu yang Tepat Mengirim Surat Izin Tidak Masuk Kerja
Sebaiknya surat izin tidak masuk kerja dikirimkan secepat mungkin setelah mengetahui bahwa Anda tidak dapat hadir bekerja. Hal ini dapat memberikan waktu bagi atasan atau manajer untuk menyesuaikan jadwal kerja dan tugas-tugas yang harus dikerjakan oleh karyawan lain.
Idealnya, surat izin tidak masuk kerja dikirimkan sebelum atau pada hari pertama absen kerja. Namun, jika situasinya memaksa Anda untuk mengirimkan surat izin tidak masuk kerja terlambat, pastikan untuk memberikan penjelasan yang jelas tentang alasan keterlambatan pengiriman surat tersebut.
Penting juga untuk mengetahui kebijakan perusahaan mengenai waktu pengiriman surat izin tidak masuk kerja. Beberapa perusahaan mungkin memiliki aturan yang ketat tentang hal ini, seperti mengharuskan pengiriman surat izin tidak masuk kerja setidaknya 1-2 hari sebelumnya. Oleh karena itu, pastikan untuk memeriksa kebijakan perusahaan terlebih dahulu dan mengikuti aturan yang berlaku.
Contoh Pengantar E-mail Surat Izin Tidak Masuk Kerja
Selain dilampirkan secara langsung, tak jarang surat izin tidak masuk kerja juga sering dikirimkan melalui surat elektronik (e-mail). Namun perlu diperhatikan bahwa sebelum mengirim lampiran surat izin tidak masuk kerja pastikan untuk tetap memberikan pengantar di badan e-mail. Berikut ini contohnya.
Subjek: Permohonan Izin Tidak Masuk Kerja
Kepada Yth,
Bapak/Ibu [nama atasan/manajer],
Dalam rangka mengikuti perawatan medis, saya membutuhkan izin tidak hadir dari pekerjaan pada [tanggal mulai] hingga [tanggal selesai]. Sehubungan dengan hal tersebut, bersama ini saya lampirkan surat izin tidak masuk kerja yang sudah ditandatangani oleh dokter.
Saya telah menginformasikan rekan kerja saya dan menyelesaikan tugas-tugas yang mendesak sebelumnya. Selama saya tidak hadir, rekan kerja saya akan membantu dalam menangani tugas-tugas saya.
Terima kasih atas perhatian Bapak/Ibu dan maaf atas ketidaknyamanannya. Saya akan segera kembali ke kantor begitu kondisi saya membaik.
Hormat saya,
[Nama Anda]
Demikian beberapa contoh surat izin tidak masuk kerja kantor yang bisa Anda jadikan referensi untuk izin tidak masuk ke kantor. Semoga membantu.Â
Baca juga:
