Contoh-Contoh Surat Pengunduran Diri yang Baik dan Benar – Mengundurkan diri dari perusahaan bukan hal yang jarang terjadi di dunia kerja. Ada berbagai alasan yang menyebabkan pegawai memutuskan untuk mengundurkan diri. Ketika ingin mengundurkan diri, mereka tidak langsung pergi meninggalkan kantornya begitu saja.
Ada prosedur yang perlu dilalui oleh pegawai untuk mengundurkan ini dan disesuaikan dengan kebijakan perusahaannya. Hal ini sudah menjadi norma karena pegawai direkrut dengan cara yang profesional. Sehingga jika pegawai ingin mengundurkan diri dari perusahaan, mereka juga harus melakukannya dengan profesional.
Pertama-tama, pegawai harus memiliki alasan mengundurkan diri yang baik dan dapat diterima. Hal ini dikarenakan pegawai yang ingin mengundurkan diri pastinya ingin prosesnya ini berlangsung lancar dan tanpa kendala. Selain itu, wajar jika pegawai dan perusahaan berharap agar berpisah dengan cara baik-baik.
Oleh sebab itu, berikut beberapa alasan mengundurkan diri yang baik dan dapat diterima oleh perusahaan.
Alasan Mengundurkan Diri yang Baik dan Dapat Diterima oleh Perusahaan
1. Perubahan jalur karir
Pegawai berhak untuk mengembangkan dirinya dan dalam hal ini menurut mereka dapat dicapai dengan pindah kerja di bidang yang berbeda dari sebelumnya. Perubahan ini biasanya dilakukan dengan mengandalkan apa yang sudah dimiliki, kemampuan apa yang sudah dikuasai, potensi dan kesempatan seperti apa yang ingin diraih.
Seorang pegawai bisa menyebutkan ganti karir sebagai alasan meninggalkan pekerjaan sebelumnya untuk melanjutkan pendidikan dan mendapatkan pelatihan lebih lanjut di bidang yang berbeda. Human Resources Development (HRD) cenderung melihat alasan ini sebagai jawaban yang positif karena alasan tersebut juga memberikan pegawai tersebut kesempatan untuk mengembangkan keterampilannya. Selain juga karena itu adalah hak pribadinya dan HRD akan dengan senang hati menerima alasan tersebut.
2. Menginginkan pertumbuhan karir
Kondisi ini dapat menjadi faktor yang membuat pegawai betah bekerja di perusahaan tersebut atau mungkin tidak. Meskipun perusahaan sudah baik, terkadang seorang pegawai tetap memiliki ekspektasi agar karirnya bertumbuh sesuai yang diharapkan.
Dari sudut pandang pegawai, pegawai ingin bekerja di tempat yang dapat mewujudkan cita-citanya. Jika kesempatan itu datang, pegawai tentu ingin mengambilnya. Sedangkan dari sudut pandang perusahaan, bahkan jika pegawai tersebut adalah pegawai favorit, alasan tersebut dapat dipertimbangkan dengan positif oleh pihak HRD.
3. Transisi perusahaan
Ketidakstabilan perusahaan dapat menyebabkan pegawai memilih untuk mengundurkan diri. Entah itu berkaitan dengan upah yang diterima, jaminan keselamatan pegawai, tunjangan pegawai, dan lain-lainnya yang menurut mereka tidak bisa memenuhi kebutuhan mereka atau apa yang mereka terima terlalu jauh di bawah standar.
Cara terbaik dalam menyampaikan alasan tersebut adalah dengan menyebutkan alasan-alasan yang menyebabkan keputusan mengundurkan diri adalah terbaik tanpa menjatuhkan perusahaan. Perhatikan contoh berikut:
“Perubahan yang terjadi di perusahaan saya bekerja terbukti semakin sulit untuk diatasi dan diperbaiki, saya dan seluruh tim mengalami kesulitan yang tidak dapat ditolerir lagi. Sehingga saya bepikir sudah waktunya mengeksplorasi pilihan lainnya”
Berdasarkan contoh tersebut pegawai menyebutkan alasan-alasan yang membuatnya tidak bisa produktif dan meningkatkan kinerja serta keterampilan yang diakibatkan oleh situasi perusahaan. Contoh tersebut juga menunjukkan ketegasan tanpa menjatuhkan nama perusahaan.
4. Adanya kesempatan yang lebih baik
Potensi bisa mendapatkan yang lebih baik membuat pegawai memutuskan untuk berhenti dari pekerjaan sebelumnya dan mencari pekerjaan yang bisa memberikan lebih untuknya sesuai kontribusinya kepada pekerjaan barunya. Bisa jadi kesempatan mendapatkan kompensasi yang lebih besar, tantangan yang lebih menggiurkan, lingkungan kerja yang lebih baik dan positif.
Berkesempatan untuk bekerja dengan perusahaan besar memberikan pegawai pengalaman kerja yang lebih menantang dari segi lingkungan, budaya, sampai upah. Soal upah ini bisa jadi merupakan faktor utama yang menjadi pertimbangan pegawai dan hal itu juga sama umumnya diketahui oleh perekrut.
Namun, berhati-hatilah ketika menyinggung persoalan tentang upah. Sehingga alasan yang disampaikan sebaiknya dikombinasikan dengan alasan lain seperti terkait pertimbangan pertumbuhan karir, menginginkan lingkungan kerja yang baru, ataupun mengubah jalur karir.
5. Kondisi keluarga atau kesehatan
Jenis alasan pribadi lebih umum dari yang diperkirakan. HRD bisa memahami alasan tersebut karena alasan pribadi memang dapat mempengaruhi kinerja dan produktivitas seorang pegawai. Mereka juga paham jika pegawai ingin mencari pekerjaan lain yang lebih bisa mengakomodasi kondisi dan kebutuhan mereka, atau tidak mencari pekerjaan lagi.
Alasan Mengundurkan Diri yang Kurang Tepat
Salah satu alasan mengundurkan diri yang sebaiknya tidak disampaikan adalah yang berkaitan dengan keburukan atasan atau rekan kerja. Bukan karena tidak benar-benar diperbolehkan, tetapi harus mengetahui terlebih dahulu antara mana yang tergolong masalah pribadi dan mana yang memang perlu dipermasalahkan.
Ketidakcocokan karakter dengan rekan kerja atau atasan bukanlah alasan yang tepat untuk dicantumkan dalam surat pengunduran diri. Bahkan jika alasan tersebut adalah yang sebenarnya, lebih bijak untuk menggunakan alasan lain yang tidak menyasar pada kepribadian orang lain.
Seburuk apapun karakter atasan sebelumnya, sebaiknya menghindari bersikap yang menyebutkan atasan tersebut buruk. Dari sudut pandang HRD, apabila pegawai bisa menyebutkan hal buruk tentang atasannya dengan gamblang, maka HRD akan berusaha memastikan agar reputasi perusahaan dan atasannya tetap baik. Sebab hal tersebut cenderung membuat proses pengunduran diri malah menjadi rumit.
Cukup sering terjadi dimana pegawai menyampaikan alasannya dengan cara yang kurang tepat. Pegawai yang pada awalnya ingin mengundurkan diri dengan segera justru tersangkut oleh proses penyelesaian masalah tersebut. Hal ini tentunya tidak diinginkan oleh pegawai, HRD, ataupun perusahaan.
Pada dasarnya pegawai berharap agar bisa mengundurkan diri dengan lancar. Hal tersebut harus diingat dan menjadi pedoman bagi pegawai agar surat pengunduran dirinya diterima dan segera diproses dengan lancar.
Berikut beberapa pernyataan mengundurkan diri yang harus dihindari meskipun alasan-alasan tersebut adalah fakta.
- Saya sudah bosan bekerja di kantor ini
- Saya tidak menyukai beban kerja saya
- Saya merasa tidak cocok dengan jadwal kerja saya
- Pekerjaan terlalu susah untuk saya, sehingga saya kesulitan dalam mengusahakannya
- Atasan saya terlalu egois
- Orang tua saya yang memaksa saya keluar dari pekerjaan ini
- Saya tidak suka dengan rekan kerja saya. Saya juga kesulitan bergaul dengan mereka
Contoh Surat Pengunduran Diri Instansi Pemerintah
Sebelum mengikuti contoh berikut, penting untuk mengetahui sistem pengunduran diri di instansi tempat bekerja.
[kota] , ……. Oktober 2020
Hal: Pengunduran Diri
Kepada Yth.
[Nama Instansi]
di
Tempat
Yang bertanda tangan dibawah ini:
NIK :
Nama :
Tempat, Tanggal Lahir :
Jenis Kelamin :
Nomor Peserta Ujian :
Formasi Jabatan :
Kualifikasi Pendidikan :
Lokasi Penempatan :
Alamat :
dengan ini mengajukan pengunduran diri dari [posisi/jabatan] di lingkungan [nama instansi] karena [Alasan mengundurkan diri].
Demikian surat pengunduran diri ini saya buat dengan penuh kesadaran dan tanpa ada paksaan dari pihak manapun agar dapat dipergunakan sebagaimana mestinya. Dan saya siap menerima konsekuensi yang dipersyaratkan dalam ketentuan sebelumnya dikarenakan pengunduran diri saya ini.
Hormat Saya,
(Nama Lengkap + Tanda Tangan)
Contoh Surat Pengunduran Diri Dikirim melalui Email
Dalam surat pengunduran diri yang dikirim melalui email, prosedur yang dibutuhkan sama dengan surat pengunduran diri lainnya. Hal yang membedakan adalah menentukan subyek email. Berikut beberapa pilihan subyek email yang dapat digunakan untuk surat pengunduran diri.
- Subyek email: Pemberitahuan Pengunduran Diri – [nama kalian]
- Subyek email: Pengumuman Pengunduran Diri – [nama kalian]
- Subyek email: Pengunduran Diri (tanggal/bulan/tahun) – [nama kalian]
- Subyek email: Pengajuan Pengunduran Diri – [nama kalian]
- Subyek email: Pengajuan Pengunduran Diri – [nama kalian]
Body email:
[kota], [tanggal/bulan/tahun]
Yang terhormat,
[nama perusahaan]
[alamat perusahaan]
Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama: [nama kalian]
NIK:
Jabatan:
Departemen:
Melalui surat ini, saya mengajukan permohonan untuk mengundurkan diri sebagai [jabatan/posisi] di [nama perusahaan] terhitung mulai [tanggal/bulan/tahun].
Saya ucapkan terima kasih karena [nama perusahaan] sudah memberikan saya kesempatan untuk bekerja, belajar, dan berkembang selama [angka] tahun. Selain itu, saya juga ingin mengucapkan terima kasih pada rekan-rekan kerja karena telah banyak kerjasama untuk mencapai target perusahaan.
Saya mohon maaf sebesar-besarnya karena memutuskan untuk tidak lagi menjadi bagian dari [nama perusahaan]. Tidak lupa saya ucapkan mohon maaf atas segala kesalahan yang mungkin sempat saya lakukan dan meninggalkan kesan buruk selama bekerja.
Demikian surat ini saya buat dan serahkan dengan sebenar-benarnya, semoga dapat diterima oleh Bapak/Ibu [nama HRD].
Hormat saya,
[nama kalian]
Contoh Surat Pengunduran Diri Dikirim melalui WhatsApp (WA)
Meskipun dikirim melalui WA, prosedur mengundurkan diri yang digunakan tidak berbeda dengan metode lainnya.
“Selamat siang, Bapak/Ibu [nama HRD]. Melalui pesan WA ini, saya [nama kalian] sebagai [nama jabatan/posisi] ingin menyampaikan permohonan pengunduran diri dari perusahaan [nama perusahaan].
Mohon maaf sebelumnya, saya menyampaikan permohonan pengunduran diri melalui WA karena [sebutkan alasan]. Berikutnya, saya akan menyampaikan permohonan pengunduran diri ke Bapak/Ibu [nama HRD] secara langsung.
Saya menyampaikan permohonan pengunduran diri terhitung sejak [satu bulan pemberitahuan, dua minggu pemberitahuan, atau sesuai rencana asal tidak mendadak] pesan ini dibuat. Saya mengundurkan diri karena [sebutkan alasan mengundurkan diri].
Saya meminta maaf apabila selama bekerja melakukan kesalahan yang merugikan perusahaan. Semoga perusahaan semakin sukses dan berkembang. Sekian, terima kasih atas waktunya.”
Contoh Surat Pengunduran Diri dalam Bahasa Inggris
Jika perusahaan tempat bekerja merupakan lingkungan kerja yang dominan atau mengharuskan berbahasa Inggris, maka contoh berikut akan sesuai untuk kebutuhan kalian.
[nama kalian]
[alamat kalian]
[nomor HP]
[email]
[tanggal dibuatnya surat]
[nama kalian]
[jabatan/posisi pekerjaan]
[nama perusahaan/instansi]
[alamat perusahaan/instansi]
Dear Mr./Mrs. [nama HRD]
I am writing to announce my resignation from [nama perusahaan], effective two weeks from this date.
This was not an easy decision to make. The past ten years have been very rewarding. I’ve enjoyed working for you and managing a very successful team dedicated to a quality product delivered on time.
Thank you for the opportunities for growth that you have provided me.
I wish you and the company all the best. If I can be of any help during the transition, please don’t hesitate to ask.
Sincerely,
[tanda tangan kalian]
[nama kalian]
