Menyusun Rencana Anggaran Pengeluaran Belanja Organisasi (RAPBO)
Etika menjabat sebagai bendahara, Anda punya tugas untuk membuat  Rencana Anggaran Pengeluaran Belanja Organisasi atau disingkat RAPBO untuk satu periode kepengurusan. Secara garis besar, RAPBO harus mencakup anggara pendapatan dan belanja/pengeluaran.
Yang tak kalah penting, pembuatan RAPBO harus sejalan dan sesuai dengan program kerja yang diterapkan. Jadi, apabila ada anggaran belanja yang tidak sesuai atau di luar program kerja, bendahara bisa mengetahuinya.
Bendahara juga bisa langsung menindaklanjuti hal tersebut dengan mengambil keputusan yang diperlukan bersama pengurus lain. Keputusan yang diambil misalnya dengan mengubah program kerja demi memangkas anggaran pengeluaran.
Singkatnya, penyusunan RAPBO sangat penting karena berfungsi sebagai rambu-rambu untuk masalah finansial organisasi. RAPBO juga bisa berfungsi sebagai bahan pertimbangan utama ketika organisasi akan melakukan pengeluaran.
Pembuatan RAPBO sendiri tidak bisa sembarangan dan ada beberapa hal yang wajib dilakukan oleh bendahara. Setidaknya ada tiga hal yang harus diperhatikan:
1. RAPBO Berdasarkan Program Kerja Baru
Program kerja di tiap periode kepemimpinan biasanya tidak sama. Saat ada pergantian pemimpin, umumnya akan ada perubahan program kerja. Tugas bendahara adalah menyusun RAPBO berdasarkan program kerja baru yang sudah ditetapkan.
Bendahara wajib mempelajari program kerja baru untuk merumuskan anggaran, baik yang masuk maupun yang keluar. Penyusunan RAPBO juga untuk mengetahui apakah program kerja baru sudah tepat atau justru ada yang harus diubah untuk menyesuaikan anggaran.
2. Memeriksa Program Kerja Periode Sebelumnya
Saat hendak membuat RAPBO, bendahara tidak boleh mengabaikan program kerja yang lama. Bendahara tetap harus memeriksanya untuk mencari tahu apakah program kerja yang lama sudah berakhir atau justru belum selesai.
Jika belum selesai, artinya program kerja lama tersebut terus berlanjut dan akan masuk ke RAPBO yang baru. Jadi, bendahara punya tugas untuk meninjau program kerja sekaligus anggaran periode sebelumnya untuk merumuskan RAPBO yang baru.
3. Penyesuaian antara program kerja lama dan baru dengan sumber pendapatan
Bendahara memiliki tugas untuk menyesuaikan program kerja lama yang belum selesai dengan yang baru. Setelah itu bendahara juga harus menyesuaikannya dengan kas organisasi yang sekarang dan sumber pendapatan di periode yang baru.
Bila semuanya sesuai dan tidak ada masalah, RAPBO bisa segera disusun dan disahkan. Bila tidak sesuai dengan kas atau anggaran pemasukan, bendahara dengan pengurus lain bisa berunding untuk mengambil keputusan yang baru.
Setidaknya, ada tiga pilihan yang bisa diambil. Pertama, mengubah program kerja yang baru. Kedua, mencari atau menambah sumber pendanaan agar program kerja bisa berjalan. Ketiga, menghapus atau menghentikan program kerja lama dari periode sebelumnya.
Menyimpan dan Mengeluarkan Uang untuk Kebutuhan Organisasi
Tugas yang satu ini pasti sudah diketahui oleh banyak orang. Sebagai pemegang sekaligus pengelola keuangan, bendahara memiliki tugas untuk menyimpan uang, baik yang dihasilkan sendiri oleh organisasi/perusahaan dari usaha produksi atau pendanaan dari pihak lain.
Bendahara juga punya kewajiban untuk mengeluarkan uang demi kepentingan organisasi. Untuk masalah pengeluaran, ada beberapa hal yang harus diperhatikan oleh bendahara.
1. Sesuai dengan program kerja
Artinya, bendahara hanya boleh mengeluarkan uang apabila penggunaannya sesuai dengan program kerja yang dijalankan. Bila tidak sesuai, bendahara berhak menolak atau meminta pertimbangan dari pemimpin organisasi.
2. Persetujuan ketua/pemimpin organisasi
Walau bertanggung jawab dalam masalah finansial, bendahara tidak bisa seenaknya menggunakan uang yang ia simpan, sekalipun untuk kepentingan organisasi. Setiap pengeluaran harus tetap mendapatkan persetujuan dari ketua/pemimpin.
Menyusun Pembukuan untuk Satu Periode Kepengurusan
Pembukuan dapat diartikan sebagai aktivitas mencatat semua arus keuangan yang terjadi dalam organisasi/perusahaan. Arus keuangan yang dimaksud tentunya mencakup modal, pemasukan, hingga pengeluaran.
Pencatatan ini pun harus dilakukan secara teratur agar nantinya bisa dianalisis. Pembukuan sendiri bukanlah hal yang sepele karena memiliki beberapa kegunaan sebagai berikut.
1. Mengetahui Transaksi Organisasi/Perusahaan
Dalam satu periode kepengurusan, tentu ada banyak sekali transaksi keuangan yang terjadi. Bila semua transaksi tersebut tidak dicatat, hal ini akan berpengaruh pada kondisi finansial organisasi, bahkan bisa jadi menyebabkan masalah untuk periode kepengurusan selanjutnya.
Itulah mengapa kegiatan pencatatan ini sangat penting. Pembukuan sangat berguna untuk mengetahui distribusi keuangan organisasi. Dari pembukuan, bendahara bisa melacak sumber uang, jumlahnya, serta ke mana dana tersebut dikeluarkan.
2. Mengetahui Untung/Rugi
Proses akuntansi pasti akan diakhiri dengan penyusunan laporan keuangan berupa neraca untung/rugi. Dari laporan inilah sebuah perusahaan akan mengetahui apakah program kerjanya sudah berhasil meraih untung atau justru mengalami kerugian.
Akan tetapi, perusahaan pasti bisa menghindari kerugian apabila program kerjanya dilakukan dengan benar dan sesuai dengan RAPBO. Kesimpulannya, baik RAPBO maupun pembukuan keuangan, dua-duanya adalah tugas bendahara yang sangat penting dan tak bisa dipisahkan.
3. Sebagai Bahan Koreksi
Masih mengacu pada poin no. 2, pembukuan keuangan bisa digunakan sebagai bahan koreksi.
Di akhir periode kerja, ada tiga kemungkinan yang bisa terjadi, yaitu berhasil mencapai laba yang diinginkan, memperoleh keuntungan tetapi belum sesuai target, atau malah merugi.
Jika sudah mencapai keuntungan, perusahaan bisa memikirkan langkah lain untuk meningkatkan penghasilan. Bila ternyata mengalami kerugian, perusahaan harus mengambil opsi lain, misalnya dengan mengubah program kerja atau mencari sumber dana yang baru.
Mengelola Bukti Transaksi Keuangan
Tugas terakhir bendahara yang juga tak kalah penting adalah mengelola semua bukti transaksi keuangan perusahaan. Mengelola artinya menyimpan dengan baik dan jangan sampai bukti transaksi tersebut hilang atau rusak.
Bukti transaksi sendiri merupakan dokumen penting yang ‘merekam’ adanya aktivitas keuangan, baik berupa penjualan, pembelian, maupun dalam hal utang-piutang. Bukti transaksi biasanya berwujud nota, faktur, cek, atau kuitansi.
Bukti transaksi menjadi benda yang sangat berharga karena memiliki manfaat serta hal-hal penting berikut ini:
- Bukti transaksi berguna untuk pembukuan atau penyusunan laporan keuangan;
- Bisa mengungkap siapa saja pihak/orang yang bertanggung jawab atas terjadinya transaksi; dan
- Berisi data transaksi, mulai dari waktu hingga jumlah uangnya.
