Tips Melamar Kerja melalui Email dan Contohnya – Apakah kalian pernah menemukan lowongan pekerjaan yang meminta mengirimkan CV dan persyaratan lainnya melalui email? Atau mungkin saat ini kalian sedang bingung cara melamar pekerjaan melalui email. Simak penjelasannya berikut ini.
Tentang Melamar Pekerjaan Melalui Email
Tren melamar pekerjaan melalui email sudah berlalu sejak lama. Banyak perekrutan terbuka atau lowongan pekerjaan dibagikan melalui internet. Sebab cara ini dapat menjangkau kandidat lebih banyak.
Perekrut juga tidak perlu mengeluarkan biaya iklan lowongan pekerjaan. Sehingga mereka dapat mengurangi anggaran yang biasanya dialokasikan untuk mengiklankan lowongan pekerjaan. Sebab kini mengiklankan lowongan pekerjaan dapat dilakukan secara gratis di situs lowongan kerja.
Perubahan zaman juga membuat perekrut mempertimbangkan cara yang lebih efektif dalam menyerap tenaga kerja baru. Tentu masih banyak yang mengharuskan kandidat mengirim berkas fisik ke kantor karena berbagai hal. Misalnya mengirim berkas fisik langsung ke kantor atau melalui kantor pos untuk alasan keamanan. Atau dikarenakan sudah menjadi budaya perusahaannya, seperti pada pekerja pabrik misalnya.
Dampaknya adalah semakin banyak pula rekruter yang meminta kandidat untuk melamar pekerjaan melalui email. Salah satu alasan utamanya adalah soal efektivitas. Hubungan sebab akibat ini akhirnya membuat melamar pekerjaan melalui email menjadi cara yang umum.
Bagi kandidat, mereka juga diuntungkan dari pilihan ini. Mereka tidak perlu mengeluarkan biaya mengirim berkas fisik untuk melamar pekerjaan. Sehingga dapat menghemat pengeluaran kandidat.
Barangkali kandidat usia produktif pada masa sekarang hanya tahu melamar pekerjaan lewat email. Terutama bagi mereka yang baru mulai mencari pekerjaan pada tahun ini. Sehingga hal ini mendukung perubahan pola dan tren melamar pekerjaan.
Meskipun umum, masih banyak yang tidak tahu cara melamar pekerjaan melalui email. Baik kandidat fresh graduate yang baru terjun ke dunia profesional maupun kandidat yang sudah berpengalaman namun terkendala faktor perubahan sistem. Di bawah ini akan menjelaskan berbagai hal yang perlu diketahui tentang cara melamar kerja melalui email.
Isi lamaran pekerjaan yang dikirim melalui email
Berikut isi lamaran pekerjaan yang perlu disiapkan untuk dikirim melalui email.
1. Alamat tujuan email
Pastikan alamat tujuan email yang didapat sudah benar. Hal ini penting demi menghindari salah kirim email. Berbeda dengan aplikasi yang biasanya digunakan untuk berkomunikasi, biasanya masih bisa dibatalkan. Sedangkan email yang sudah terkirim tidak dapat dibatalkan.
Salah kirim menyebabkan data kandidat sampai ke pihak yang tidak dikenali. Kecerobohan seperti itu tidak dapat dibatalkan. Tentu saja jangan sampai hal ini terjadi. Oleh sebab itu, pastikan alamat tujuan email sudah benar.
2. Resume atau CV
Resume berisi informasi lengkap dan ringkas kandidat tentang keunggulan dan kualitas yang dapat menarik perusahaan yang dilamar. Sedangkan CV berisikan hal yang sama dengan resume, tetapi lebih komprehensif. Oleh karena itu, resume umumnya berisi satu halaman dan dua halaman untuk CV.
Dalam hal menentukan resume atau CV yang dikirim untuk melamar pekerjaan, dapat disesuaikan dengan keperluan dan tujuan kandidat. Hal ini dapat dilihat di informasi persyaratan melamar kerja yang bersangkutan.
3. Portofolio
Portofolio merupakan kelengkapan dalam melamar kerja yang penting. Melalui portofolio, kandidat dapat menunjukkan hasil kerjanya pada pihak perekrut. Jika resume dan CV menjelaskan kualitas pekerjaan dan karakter kandidat, portofolio berperan dalam menunjukkan kualitas pekerjaan tersebut.
Jika kandidat melamar pekerjaan di perusahaan atau institusi bidang kreatif, portofolio ini penting disiapkan sebaik mungkin. Bagi yang sudah berpengalaman menggunakan software seperti Adobe Photoshop, kelengkapan ini tidak terlalu susah disiapkan.
Jika membutuhkan cara atau software yang lebih sederhana, kandidat dapat menggunakan Canva. Sebab aplikasi ini sudah menyediakan template dan kandidat yang belum familiar dengan desain bisa memanfaatkan template yang sudah ada. Selanjutnya kandidat dapat menyesuaikan dengan keperluannya.
Terkait berapa jumlah halaman portofolio, kandidat dapat menyertakan sebanyak-banyaknya. Dalam artian, kandidat memilah dan memilih sendiri portofolio apa saja yang pantas untuk dikirimkan sebagai kelengkapan melamar pekerjaan.
4. Fotokopi/scan ijazah dan transkrip nilai
Yaitu fotokopi/scan ijazah dan transkrip nilai terakhir. Sertakan ijazah dan transkrip nilai yang sesuai dengan persyaratan lamaran.
5. Sertifikat pengalaman kerja atau kursus
Sertifikat pengalaman kerja atau kursus ini tergantung pada kandidat. Apabila kandidat memiliki sertifikat mengikuti kursus yang berkaitan dengan bidang pekerjaan yang dilamar, sebaiknya disertakan. Begitu pula dengan sertifikat pengalaman kerja dan magang.
Menyertakan sertifikat untuk melamar pekerjaan ini sangat penting. Sebab perekrut dapat mempertimbangkan pengalaman yang berkaitan dengan bidang pekerjaan melalui sertifikat.
6. Surat Keterangan Sehat
Surat ini dapat dikeluarkan oleh puskesmas terdekat, rumah sakit, atau laboratorium medis. Jika perekrut meminta surat ini sebagai salah satu persyaratannya, surat tersebut dapat dibuat melalui beberapa institusi kesehatan tersebut.
7. Surat Keterangan Catatan Kepolisian (SKCK)
SKCK bisa didapatkan dengan mengurusnya ke Polres sesuai domisili. Fungsi SKCK sendiri adalah untuk menunjukkan pada perekrut bahwa kandidat tidak pernah terlibat dalam tindakan yang melawan hukum. Selain itu, SKCK memiliki masa aktif sampai enam bulan. Kelengkapan membuat SKCK dapat disiapkan melalui situs polres di setiap daerah.
8. Cover letter dan motivation letter
Umumnya kandidat lebih diharapkan untuk mempersiapkan cover letter. Surat ini berisi harapan kandidat agar lamarannya diterima. Hal ini sama dengan motivation letter.
Cover letter lebih umum digunakan dalam melamar pekerjaan karena sifatnya. Sedangkan motivation letter memiliki fungsi lain. Apabila perusahaan tidak menginformasikan posisi khusus yang bisa diisi oleh kandidat. Sehingga motivation letter ini bisa menjadi rekomendasi yang disampaikan oleh kandidat kepada perekrut terkait hal tersebut.
9. Body email
Setelah semua persyaratan umum yang dijelaskan di atas, body email adalah kunci dari melamar kerja lewat email. Jangan sampai body email dibiarkan kosong.
Jika mengirim lamaran kerja melalui email, isi body email adalah cover letter. Isi cover letter tersebut terdiri dari sebagai berikut.
- Perkenalan
- Nama profesi yang dilamar
- Dari mana mengetahui iklan lowongan tersebut
- Pengalaman atau kualifikasi diri
- Hal yang ditawarkan kandidat kepada perusahaan/institusi
- Ucapan terima kasih
Secara umum, isinya tidak berbeda dengan cara melamar kerja lainnya. Hal yang membedakan adalah kandidat perlu mengisi body email, memastikan alamat tujuan email sudah benar yang sifatnya lebih teknis tapi tetap tidak boleh diabaikan.
Cara melamar pekerjaan melalui email
1. Gunakan alamat email yang profesional
Pastikan email yang digunakan terlihat profesional atau merepresentasikan identitas kandidat. Seiring bertambahnya tahun, bertambah pula berbagai macam alamat email.
Kemungkinan menemukan nama yang mirip dan sudah digunakan juga semakin besar. Sedangkan email tidak membiarkan menggunakan alamat email yang benar-benar sama.
Solusi dari kondisi ini adalah tambahkan identitas lain kandidat dan sesuaikan dengan aturan yang disiapkan situs email. Hindari menggunakan karakter yang tidak perlu.
2. Coba temukan nama perekrut atau Human Resource Development (HRD)
Menyebutkan nama perekrut atau HRD dalam surat lamaran berpotensi memberikan kesan yang baik. Meskipun terlihat sepele, hal kecil ini cukup menunjukkan bahwa kandidat sudah memiliki salah satu kelebihan yang baik yaitu perhatian.
3. Total lampiran tidak melebihi kapasitas dan dalam bentuk PDF
Apabila seluruh kelengkapan terlalu besar, dapat menyertakan tautan di body email untuk tersambung ke asal cloud storage yang dipilih. Bisa menggunakan Google Drive, Dropbox, atau cloud storage jenis lainnya.
Solusi lainnya adalah dapat mengkompres lampiran yang berupa PDF tersebut. Meskipun cara ini mungkin agak tidak lebih efektif dari menyertakan tautan seperti tadi. Kapasitas lampiran ini sendiri biasanya direkomendasikan tidka melebih 2 MB.
Zip dan rar juga memberikan solusi dalam mengkompres lampiran. Namun, sebaiknya cara ini tidak dilakukan karena cenderung mempersulit perekrut. Sedangkan sebisa mungkin, lampiran tidak mempersulit perekrut.
File yang dikirim dalam bentuk PDF berarti sudah paten dan tidak dapat diubah. Hal ini menambah nilai bahwa lampiran tersebut sudah benar adanya. Itulah sebabnya lampiran yang dikirim dalam bentuk PDF.
Selain hal-hal tersebut, pastikan nama file lampiran juga sudah benar. Agar lebih rapi, gunakan format yang sama ke seluruh lampiran: nama_cover_letter.pdf.
4. Salam, pembuka, isi, dan penutup
Poin ini berlaku dalam body email. Sebagaimana poin ini dapat disebut juga sebagai cover letter. Seperti yang sudah dijelaskan di atas tentang isi cover letter, penting untuk memastikan bahwa bahasa yang digunakan adalah bahasa formal.
Baik surat lamaran yang dikirim menggunakan bahasa Indonesia, Inggris, atau lainnya, pastikan bahwa bahasa yang digunakan adalah bahasa formal.
5. Periksa kembali isi email sebelum dikirim!
Sebelum email dikirim, pastikan semua persyaratan sudah terpenuhi. Jika termasuk jenis kandidat yang pelupa, akan lebih baik apabila membuat final checklist yang harus dilakukan sebelum benar-benar mengirim email.
Final checklist secara sederhana dapat dilakukan dengan cara menuliskan persyaratan apa saja yang dibutuhkan untuk melamar kerja melalui email. Lalu coret setiap tugas yang sudah terpenuhi. Setelah semua terpenuhi, tekan tombol kirim.
Berikut contoh final checklist yang bisa diunduh dan dimanfaatkan.
Bagaimanapun, surat lamaran yang dikirim melalui email tetap merupakan surat resmi. Oleh sebab itu, surat lamaran ini juga harus dipersiapkan dengan baik sebelum dikirim.
Selain terkait hal tersebut, hal lain yang perlu diperhatikan adalah memeriksa kembali ejaan, tanda baca, dan intonasi setiap file sampai body email. Usahakan agar tidak ada kesalahan dalam hal ini
6. Kirim email pagi hari sebelum jam kerja
Umumnya perekrut langsung memeriksa email ketika sampai di tempat kerjanya. Bisa diperkirakan aktivitas ini dikerjakan sekitar pukul 8 pagi. Berdasarkan hal tersebut, kandidat direkomendasikan mengirim email antara pukul 7 – 8 pagi.
Mengirim email pada hari kerja dan di antara jam mulai kerja tersebut memberikan potensi email masuk ke halaman pertama. Karakter perekrut bisa berbeda-beda. Jika email kandidat masuk di halaman pertama, kemungkinan perekrut bisa langsung mengenali dan membuka yang mereka baca terlebih dahulu.
Poin ini menjadi poin terakhir karena kandidat perlu tahu waktu pengiriman email bisa sangat menentukan potensi keterbacaan email yang dikirimnya. Sedangkan mungkin belum banyak kandidat yang baru mulai melamar mengetahui hal ini.
Baca juga: Cara Izin Tidak Masuk Kerja
Contoh melamar kerja melalui email
Setelah mengetahui cara melamar pekerjaan melalui email seperti yang telah dijelaskan di atas, perhatikan contoh surat lamaran yang dikirim melalui email dan dapat dipelajari sebagai berikut.
Contoh 1
Contoh 2
