Staff kantor adalah salah satu posisi yang penting dalam sebuah perusahaan atau organisasi. Staff kantor bertanggung jawab untuk melakukan berbagai tugas administratif dan operasional yang mendukung kelancaran dan efektivitas kerja di kantor.
Dalam artikel ini, kita akan membahas lebih dalam tentang pekerjaan atau tugas staff kantor. Semoga bermanfaat!
Tugas dan Tanggung Jawab Staff Kantor
Berikut adalah 15 tugas dan tanggung jawab staff kantor yang umum dilakukan:
- Menyusun, mengelola, dan mengarsipkan dokumen-dokumen penting seperti surat, laporan, nota, faktur, kontrak, dan lain-lain.
- Membuat dan mengupdate database atau sistem informasi yang berkaitan dengan data karyawan, pelanggan, mitra, proyek, keuangan, dan lain-lain.
- Mengurus surat-menyurat, telepon, email, dan komunikasi lainnya dengan pihak internal maupun eksternal.
- Menyiapkan dan mendistribusikan agenda, materi, dan notulen rapat atau pertemuan.
- Menyediakan dan mengatur peralatan dan perlengkapan kantor seperti komputer, printer, scanner, telepon, fax, fotokopi, alat tulis, dan lain-lain.
- Mengkoordinasikan dan mengawasi kebersihan, keamanan, dan kenyamanan lingkungan kerja di kantor.
- Membantu proses rekrutmen, orientasi, pelatihan, penilaian, dan pengembangan karyawan.
- Mengelola absensi, cuti, gaji, tunjangan, asuransi, dan administrasi kepegawaian lainnya.
- Membuat dan mengajukan laporan keuangan seperti kas masuk-keluar, pengeluaran operasional, anggaran, dan lain-lain.
- Membuat dan mengirimkan invoice atau tagihan kepada pelanggan atau mitra bisnis.
- Melakukan pembayaran kepada pemasok atau vendor sesuai dengan kontrak atau perjanjian.
- Menjalin hubungan baik dengan pelanggan atau mitra bisnis melalui layanan yang profesional dan ramah.
- Menangani keluhan, permintaan, atau masalah yang muncul dari pelanggan atau mitra bisnis dengan cepat dan tepat.
- Melakukan riset pasar atau survei kepuasan pelanggan untuk meningkatkan kualitas produk atau jasa yang ditawarkan.
- Membantu manajer atau pimpinan dalam membuat rencana strategis, analisis data, evaluasi kinerja, dan pengambilan keputusan.
Staff kantor harus memiliki kemampuan komunikasi yang baik, keterampilan komputer yang memadai, perhatian terhadap detail, kemampuan organisasi yang tinggi, sikap kerjasama yang baik, serta integritas dan loyalitas yang tinggi. Staff kantor juga harus siap bekerja di bawah tekanan dan tanggung jawab yang besar.
Staff kantor adalah tulang punggung dari sebuah perusahaan atau organisasi. Tanpa staff kantor yang handal dan profesional, maka perusahaan atau organisasi akan sulit untuk berkembang dan bersaing di pasar. Oleh karena itu, staff kantor harus selalu berusaha untuk meningkatkan kompetensi dan kontribusinya bagi perusahaan atau organisasi tempatnya bekerja.
Kualifikasi dan Skill Yang Harus Dimiliki Staff Kantor
Untuk menjadi staff kantor yang handal, ada beberapa skill yang harus dimiliki. Skill ini tidak hanya berkaitan dengan kemampuan teknis, tetapi juga kemampuan interpersonal dan profesional. Berikut adalah beberapa skill yang harus dimiliki staff kantor:
- Kemampuan komputer
Staff kantor harus bisa mengoperasikan komputer dengan lancar, terutama program-program yang sering digunakan dalam pekerjaan kantor, seperti Microsoft Office, Google Docs, email, dan internet. Staff kantor juga harus bisa membuat dokumen yang rapi dan profesional, serta mengelola data dengan baik. - Kemampuan komunikasi
Staff kantor harus bisa berkomunikasi dengan baik secara lisan maupun tulisan. Staff kantor harus bisa menyampaikan informasi dengan jelas dan tepat, serta menerima masukan dengan baik. Staff kantor juga harus bisa berinteraksi dengan orang-orang dari berbagai latar belakang dan tingkat hierarki dengan sopan dan ramah. - Kemampuan organisasi
Staff kantor harus bisa mengatur waktu dan prioritas dengan baik, serta menyelesaikan tugas-tugas yang diberikan dengan efisien dan efektif. Staff kantor juga harus bisa bekerja secara mandiri maupun tim, serta mengikuti prosedur dan aturan yang berlaku di perusahaan. - Kemampuan adaptasi
Staff kantor harus bisa menyesuaikan diri dengan situasi dan perubahan yang terjadi di lingkungan kerja. Staff kantor harus bisa belajar hal-hal baru dan mengembangkan skill yang dibutuhkan. Staff kantor juga harus bisa mengatasi masalah dan tantangan yang muncul dengan tenang dan solutif.
Skill-skill di atas adalah beberapa contoh yang umum dibutuhkan oleh staff kantor. Namun, setiap perusahaan mungkin memiliki kriteria dan standar yang berbeda-beda untuk posisi staff kantor. Oleh karena itu, sebelum melamar pekerjaan sebagai staff kantor, ada baiknya untuk mengetahui lebih detail tentang profil perusahaan, deskripsi pekerjaan, dan persyaratan yang dibutuhkan.
Kisaran Gaji Staff Kantor
Salah satu pertimbangan yang sering dipikirkan oleh para pencari kerja adalah besarnya gaji yang ditawarkan oleh perusahaan. Gaji merupakan salah satu faktor yang mempengaruhi motivasi dan kinerja karyawan. Namun, gaji yang diterima oleh karyawan tidak selalu sama, melainkan bergantung pada beberapa hal, seperti jabatan, pengalaman, pendidikan, dan lokasi kerja.
Salah satu posisi yang banyak diminati oleh para pencari kerja adalah staff kantor. Staff kantor adalah karyawan yang bertugas melakukan pekerjaan administratif dan mendukung operasional perusahaan. Staff kantor bisa bekerja di berbagai bidang, seperti keuangan, akuntansi, pemasaran, sumber daya manusia, dan lain-lain.
Lalu, berapa sih kisaran gaji staff kantor di Indonesia? Menurut data dari situs Jobplanet, rata-rata gaji staff kantor di Indonesia adalah Rp 4.500.000 per bulan. Namun, angka ini bisa berbeda-beda tergantung pada beberapa faktor berikut:
Yang Perlu Disiapkan Sebelum Melamar Pekerjaan Sebagai Staff Kantor
Jika Anda tertarik untuk menjadi staff kantor, ada beberapa hal yang harus Anda persiapkan sebelum melamar pekerjaan, seperti:
- Membuat CV dan surat lamaran yang menarik dan profesional
- Mempelajari profil dan visi misi perusahaan yang dituju
- Mempersiapkan diri untuk menghadapi tes dan wawancara kerja
- Menyertakan portofolio atau sertifikat jika ada
- Menunjukkan sikap positif dan antusias saat melamar pekerjaan
Baca juga:
