Profesi Personal Assistant

Personal Assistant adalah seorang yang bertugas menjadi tangan kanan dari seseorang dengan jabatan tinggi, seperti C-level (seperti CEO, CFO, dll.) dan orang penting lainnya.

Deskripsi Profesi Personal Assistant

Personal Assistant adalah seorang yang bertugas menjadi tangan kanan dari seseorang dengan jabatan tinggi, seperti C-level (seperti CEO, CFO, dll.) dan orang penting lainnya. Tugas utama seorang personal assistant adalah membantu pimpinan dalam menyelesaikan peran dan tugasnya.

Tanggung jawab Personal Assistant mencakup spektrum tugas yang luas, termasuk manajemen jadwal, koordinasi rapat, penanganan korespondensi, dan tugas administratif penting yang penting bagi misi kami dalam memimpin proyek pengembangan perangkat lunak berkelanjutan untuk klien di Indonesia.

Selain itu, Personal Assistant juga terlibat langsung dengan klien, menjawab pertanyaan mereka, dan memastikan komunikasi lancar. PA dituntut untuk dapat menjaga hubungan baik dengan klien.

Meskipun pekerjaan ini sering disamakan dengan sekretaris, ada perbedaan penting: personal assistant hanya bekerja untuk satu individu, sedangkan sekretaris dapat bekerja untuk satu tim atau departemen.

Personal assistant biasanya bekerja untuk petinggi perusahaan, umumnya seorang CEO, sehingga pekerjaan ini sering juga disebut sebagai executive assistant

Jobdesk Personal Assistant

Tugas dan tanggung jawab seorang Personal Assitant:

Susun dan rapikan jadwal dan rapat sehari-hari.
Menyusun dan memproduksi dokumen, konten media, faktur, dan keperluan administrasi lainnya.
Membantu mempertahankan respons yang cepat dan tangkas terhadap pertanyaan dan pertanyaan klien.
Mampu mengenali orang-orang yang berpotensi hebat, terutama afiliasi bisnis dan vendor pihak ketiga, serta menjaga hubungan baik dengan mereka.
Senang melakukan perhitungan keuangan mendasar dan proyeksi biaya.
Miliki pandangan yang baik untuk mengenali dan menghasilkan desain yang bagus serta esensi kreatif.
Menjaga semua berkas dan catatan digital untuk proyek yang sedang berlangsung.
Membantu dalam membuat dan mendistribusikan notulen rapat untuk rapat bulanan dan rapat lainnya.
Mengirim dan mengambil berkas korespondensi terkait bisnis di wilayah geografis terdekat.
Bekerja dengan tim administrasi untuk membuat spreadsheet dan informasi presentasi untuk berbagai pertemuan.

Keahlian Yang Harus Dimiliki Personal Assistant

Berikut ini adalah Keahlian yang harus dimiliki oleh seorang Personal Assistant:

Memiliki keahlian dalam mengoperasikan perangkat lunak perkantoran dan alat komunikasi (misalnya, LinkedIn, Gsuite, Asana, Notion).
Memiliki keterampilan organisasi dan manajemen waktu yang sangat baik, dengan kemampuan untuk memprioritaskan tugas secara efektif.
Memiliki keterampilan komunikasi dan interpersonal yang kuat, dengan kemampuan berinteraksi secara profesional dengan individu di semua tingkatan.
Memiliki kebijaksanaan dan kerahasiaan dalam menangani informasi sensitif.
Memiliki perhatian terhadap detail dan akurasi dalam semua tugas.
Memiliki kemampuan beradaptasi dan fleksibilitas untuk mengakomodasi perubahan prioritas dan jadwal.

Cara Menjadi Personal Assistant

Bagaimana cara menjadi personal assistant? Perhatikan tips berikut ini:

1. Pahami Tugas dan Tanggung Jawab Personal Assistant

Ketahui dengan jelas apa yang diharapkan dari Anda sebagai PA. Pahami tanggung jawab Anda terhadap atasan dan organisasi.

2. Asah Keterampilan Komunikasi

Kemampuan berkomunikasi dengan baik sangat penting. Anda akan berinteraksi dengan banyak orang, termasuk atasan, rekan kerja, dan klien.

3. Miliki Kemampuan Manajemen Waktu yang Baik

Mengatur waktu dengan baik adalah kunci. Prioritaskan tugas-tugas Anda dan pastikan semuanya berjalan sesuai jadwal.

4. Ikut Banyak Organisasi di Kampus / Masyarakat

Jaga catatan yang rapi dan teratur. Buat sistem untuk mengelola dokumen dan informasi.

5. Miliki Kemampuan Kerjasama Tim yang baik

Bekerja sebagai PA berarti berkolaborasi dengan banyak orang. Jalin hubungan baik dengan semua pihak.

6. Jadi orang yang Fleksibilitas

Siap untuk menghadapi perubahan dan tugas yang mendesak. Seorang PA harus siap bekerja di luar jam kerja biasa.

7. Pintar Jaga Rahasia

Anda akan mengetahui banyak informasi sensitif. Pastikan Anda menjaga kerahasiaan dengan baik.

8. Selalu Belajar Terus-Menerus

Ikuti pelatihan dan kursus yang relevan. Perkaya pengetahuan dan keterampilan Anda.

9. Rawat diri dengan baik

Biasanya untuk personal assistant mengharuskan untuk good looking. Jadi, pandai-pandai merawat diri yaa.

10. Perbanyak pengalaman

Pebanyak pengalaman kerjamu di bidang administrasi dan manajemen. Perbanyak juga keahlian pendukung seperti mengoperasikan komputer, sosial media dan lain sebagainya.

Jenjang Karir Personal Assistant

Sebagai seorang personal assitant Anda memiliki jenjang karir yang baik, berikut ini adalah jenjang karir personal assitant:

Executive Assistant: Tahap awal karir sebagai PA. Bekerja langsung dengan petinggi perusahaan.
Manajer: Setelah pengalaman yang cukup, PA dapat naik ke posisi manajerial dan berinteraksi dengan berbagai bagian perusahaan.
Project Manager / PMO: PA yang memiliki keterampilan manajemen proyek dapat mengambil peran ini.

Yang Harus Kalian Ketahui Personal Assistant

Sebelum menjadi Personal Assistant Anda perlu mengetahui beberapa hal di bawah ini :

Umumnya Gaji Personal Assistant di Indonesia berkisar antara Rp4-5 juta, tergantung pada lokasi kerja.
Menjadi Personal Assistant harus memiliki Fleksibilitas yang tinggi, salah satunya siap menghadapi perubahan dan tugas mendesak di luar jam kerja biasa.
Sebagai personal Assistant, kamu juga dituntut untuk dapat menjaga rahasia atasan.
Personal Assistant bekerja langsung dengan atasan dan berkolaborasi dengan banyak orang. Hubungan baik dengan semua pihak sangat penting.

Profesi Lainnya

profesi pramugari

Pramugara/Pramugari

December 17, 2021 No Comments

Pramugara/Pramugari adalah salah satu awak kabin yang merupakan karyawan maskapai penerbangan dengan tugas utamanya yaitu melayani penumpang selama penerbangan berlangsung. Ternyata profesi ini ada padanan

pramuniaga

Pramuniaga

June 13, 2023 No Comments

Pramuniaga adalah seseorang yang bekerja di bidang perdagangan dan jasa, dengan tugas utama melayani konsumen yang datang ke toko, swalayan, atau perusahaan tempat ia bekerja

lead generator specialist

Lead Generator Specialist

February 20, 2024 No Comments

Apa itu profesi Lead Generator Specialist? Lead generator specialist adalah seseorang yang bertugas untuk mencari dan menghubungi calon pelanggan yang berpotensi tertarik dengan produk atau

operator molding

Operator Molding

June 19, 2023 No Comments

Operator molding adalah pekerjaan yang bertanggung jawab untuk mengoperasikan mesin molding yang digunakan untuk membuat produk plastik. Mesin molding adalah mesin yang dapat membentuk bahan

dosen

Dosen

May 3, 2023 No Comments

Dosen adalah pendidik profesional yang bekerja di satuan pendidikan tinggi tertentu. Dosen kerap disebut sebagai Ilmuwan karena kapasitas ilmu yang ia miliki. Namun, cecara umum profesi

pengertian sem

SEM Specialist

December 28, 2021 No Comments

SEM (Search Engine Marketing) kerap dikatakan memiliki peran yang sama dengan SEO Spesialist dalam suatu perusahaan. SEM spesialist mempunyai peran untuk membuat website atau blog