Cara dan Contoh Surat Izin Tidak Masuk Kerja – Setiap individu yang terikat oleh kontrak dengan perusahaan sebagai pegawai memiliki hak dan kewajiban. Kewajiban pegawai adalah melaksanakan pekerjaannya dengan baik. Sedangkan hak pegawai adalah menerima fasilitas dari perusahaan yang dapat menunjang kesejahteraan pegawai.
Cuti adalah hak pegawai. Setiap pegawai berhak menggunakan kesempatan cuti saat membutuhkan. Izin meninggalkan pekerjaan karena urusan pribadi atau keadaan darurat. Semua hal tersebut dapat terjadi sewaktu-waktu.
Sebagai manusia, hal-hal tidak terduga dapat terjadi juga kepada pegawai. Yaitu hal-hal tak terduga yang menyebabkan pegawai harus izin tidak masuk kerja selama beberapa waktu. Perusahaan perlu menjamin hal ini. Di sisi lain, pegawai juga perlu menyampaikan izin terlebih dahulu sebagai bentuk pertanggung jawabannya.
Umumnya perusahaan juga sudah memiliki prosedurnya sendiri terkait pegawai yang membutuhkan izin tidak masuk kerja. Seperti jatah cuti, jatah izin tidak masuk kerja, dan lainnya. Meskipun berhak untuk izin tidak masuk kerja, pegawai tetap perlu menyampaikan surat izin tidak masuk kerja sebelum meninggalkan pekerjaan.
Bagaimanapun setiap perusahaan pasti memiliki kebijakan yang berbeda-beda. Beberapa mungkin menyediakan formulir khusus yang sudah disediakan oleh perusahaan sehingga pegawai tinggal mengisi formulir tersebut. Pada masa sekarang, formulir yang dimaksud bisa diisi secara online ataupun offline. Hal ini pun juga dikembalikan pada perusahaan.
Namun lebih banyak lagi yang tidak memberikan fasilitas tersebut. Sehingga pegawai perlu mencari tahu sendiri cara izin tidak masuk kerja. Bagi pegawai yang ingin mengetahui cara izin tidak masuk kerja, seperti apa surat atau pesan izin tidak masuk kerja yang baik dan benar, simak informasi selengkapnya berikut ini.
Cara izin tidak masuk kerja
1. Ketahui terlebih dahulu kebijakan perusahaan tentang izin tidak masuk kerja
Setiap perusahaan memiliki aturan yang berbeda-beda. Termasuk dalam hal syarat dan prosedur izin tidak masuk kerja. Jika perusahaan sudah memiliki prosedurnya sendiri, sebaiknya mengikuti prosedur yang sudah ditetapkan tersebut.
2. Cari tahu melalui rekan kerja yang pernah izin tidak masuk kerja
Apabila perusahaan tidak memiliki prosedurnya sendiri secara tertulis, bisa tanyakan pada rekan kerja yang sudah pernah izin tidak masuk kerja. Mereka akan memberikan jawaban yang sesuai dengan kultur dan prosedur perusahaan tempat bekerja. Hal ini dikarenakan prosedur dan kultur perusahaan yang berbeda-beda.
Selain cara membuat surat izin, rekan kerja juga dapat memberikan petunjuk surat tersebut ditujukan kepada siapa. Umumnya, surat ditujukan kepada bagian Human Resources Development (HRD) atau atasan.
3. Surat izin tidak masuk kerja bersifat formal
Surat izin tidak masuk kerja merupakan salah satu jenis surat pribadi yang diajukan oleh pegawai kepada perusahaan sebagai permohonan izin meninggalkan pekerjaan dalam waktu tertentu dikarenakan kepentingan yang mendesak. Surat jenis ini bersifat formal dan ada struktur tertentu yang perlu diikuti.
4. Solusi yang ditawarkan selama tidak bekerja
Sebelum membuat surat izin tidak masuk kerja, pegawai perlu menyampaikan solusi kepada perusahaan selama masa pegawai tersebut tidak bekerja. Bagaimanapun pegawai masih terikat dengan perusahaan. Pegawai pun tetap harus bertanggung jawab terhadap pekerjaannya meskipun tidak masuk kerja. Berikut beberapa bentuk solusi yang bisa dipertimbangkan dan disesuaikan dengan kondisi.
- Mendelegasikan tugas kepada rekan kerja lain yang bersedia selama tidak masuk kerja
- Menawarkan untuk mengerjakan tugas secara remote. Yaitu pegawai dapat izin tidak masuk kerja dan tetap mengerjakan tugasnya di luar kantor. Baik nanti dikerjakan di rumah atau di tempat lain
- Memastikan semua pekerjaan beres sebelum izin tidak masuk kerja sehingga pegawai dan atasan tidak perlu mengkhawatirkan adanya pekerjaan yang tidak terselesaikan. Kemudian saat kembali bekerja, semua tetap berjalan dengan normal dan baik-baik saja
- Mencantumkan waktu fleksibel pegawai dapat dihubungi apabila ada hal darurat terjadi di perusahaan sehingga perusahaan dapat menghubunginya pada jam yang telah disebutkan
5. Waktu mengirim surat izin tidak masuk kerja
Surat tertulis dikirim ke kantor pada jam kerja selambat-lambatnya satu hari sebelum tidak masuk kerja. Hal ini dapat berlaku berbeda dengan izin tidak masuk kerja yang dikirim melalui Whatsapp atau aplikasi pesan singkat lainnya. Biarpun bisa mengirim izin tidak masuk kerja melalui Whatsapp, etika berkomunikais tetap perlu diperhatikan.
Sebaiknya pesan dikirim pada jam kerja, baik awal ataupun akhir. Pada jam awal dan akhir kerja, atasan atau HRD biasanya memiliki waktu kosong untuk merespon dan memeriksa pesan. Sehingga pesan pegawai tersebut dapat segera ditindaklanjuti. Seperti surat tertulis, pesan izin tidak masuk kerja melalui Whatsapp ini juga sebaiknya dikirim selambat-lambatnya sehari sebelum tidak masuk kerja.
Baca Juga: 8 Jenis Gaya Kepemimpinan
6. Isi surat izin tidak masuk kerja
Ada komponen-komponen utama yang harus ada dalam surat izin tidak masuk kerja dan hal-hal yang harus diperhatikan.
a. Waktu dan lama izin
Pegawai yang mengajukan izin tidak masuk kerja perlu mencantumkan tanggal mulai tidak masuk sampai tanggal mulai masuk kembali ke kantor. Hal ini penting diketahui pihak kantor untuk mengawasi pegawainya. Selain itu juga akan mengarahkan pada pembahasan terkait pertanggung jawaban pegawai terhadap tugas-tugasnya. Baik jika nantinya didelegasikan kepada rekan kerja lain, dikerjakan secara remote, diselesaikan sebelum hari tidak masuk, dan lainnya.
b. Data diri
Data diri tentu penting dicantumkan dalam surat izin tidak masuk kerja. isinya terdiri dari nama lengkap, jabatan, divisi, nomor induk kepegawaian, dan identitas lainnya yang berkaitan dan dibutuhkan oleh perusahaan. Oleh karena surat ini adalah jenis surat formal, maka pegawai perlu memastikan data diri tidak diisi asal-asalan
c. Tujuan izin
Sampaikan tujuan izin tidak masuk kerja secara jelas. Sebaiknya tidak dibuat bertele-tele atau sampai yang memuat banyak paragraf. Misalnya pegawai yang akan izin tidak masuk kerja perlu menyertakan surat dokter selain surat izin tidak masuk kerja tertulis atau online.
d. Ucapan terima kasih
Poin ini krusial untuk memperlancar demi surat izin tidak masuk kerja diterima oleh HRD atau atasan. Hal ini tidak lain dilakukan untuk tetap menjaga etika antar pegawai perusahaan.
7. Struktur surat izin tidak masuk kerja tertulis dan Whatsapp
Berikut adalah struktur umum surat izin tidak masuk kerja tertulis.
- Tempat dan tanggal surat
- Alamat tujuan surat
- Perihal
- Salam pembuka
- Data diri selaku yang izin tidak masuk kerja
- Isi surat
- Salam penutup
- Nama pengirim dan tanda tangan
Baca Juga: Contoh-contoh Tagline Perusahaan Terkenal
Contoh surat izin tidak masuk kerja berdasarkan media yang digunakan
Berbagai contoh surat dan pesan izin tidak masuk kerja yang disampaikan berikut ini tidak harus diikuti secara persis. Contoh-contoh ini dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan kondisi. Tujuan dari contoh-contoh yang diberikan ini adalah untuk memberikan petunjuk surat izin tidak masuk kerja yang baik dan benar.
1. Contoh izin tidak masuk kerja melalui Whatsapp
Pada masa sekarang, mengajukan izin tidak masuk kerja lebih mudah melalui Whatsapp. Salah satunya adalah mempersingkat waktu dan pegawai tidak perlu mengantarkan surat ke kantor. Meskipun zaman berubah, cara izin tidak masuk kerja mulai bervariasi, etika pengiriman dan isi pesan tetap perlu diperhatikan.
a. Izin tidak masuk kerja karena sakit
Contoh surat izin 1
Selamat pagi Bapak ABC selaku bagian HRD, maaf mengganggu sebelumnya. Saya Kiki Jiji, pegawai dari divisi A dan nomor pegawai 12345. Saya ingin menginformasikan bahwa saya tidak bisa hadir bekerja mulai besok hingga 3 Agustus 2021 dikarenakan sakit. Berikut saya lampirkan bukti surat dokter di bawah pesan ini. Terima kasih.
Contoh surat izin 2
Selamat pagi Ibu ABC selaku HRD PT. DEF. Saya Kiki Jiji, pegawai dari divisi B dan nomor induk 12345. Dengan tidak mengurangi rasa hormat, saya izin tidak masuk kantor hari ini. Dikarenakan saya sakit dan tidak bisa datang ke kantor hari ini. Saat ini saya sudah di rumah sakit dan sedang dirawat. Terkait surat dokter dan surat izin tertulis, akan saya kirimm segera setelah mendapat surat izin dari rumah sakit. Terima kasih atas pengertinya.
b. Izin tidak masuk kerja karena keadaan darurat atau mendadak
Contoh surat izin 1
Selamat pagi Bapak ABC selaku bagian HRD. Saya Kiki Jiji, pegawai dari divisi A dan nomor pegawai 12345. Hari ini saya izin tidak ke kantor karena anak saya sakit dan saya harus mengantarkannya ke rumah sakit. maaf atas informasi yang mendadak ini, untuk surat izinnya akan saya kirimkan besok ketika saya masuk kerja. atas perhatiannya saya ucapkan terima kasih.
2. Contoh surat izin tidak masuk kerja tertulis
a. Izin sakit tertulis dengan surat dokter
Surabaya, 5 Agustus 2021
Perihal: permohonan izin tidak masuk kerja
Lampiran: surat keterangan dokter
Yang terhormat,
Kepala bagian HRD
PT. ABC
Jl. (alamat kantor lengkap)
Surabaya
Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama lengkap: Jiji Kiki
Divisi: B
Alamat: Jl. (alamat tempat tinggal)
Dengan ini memohon izin untuk tidak dapat masuk kerja pada 6-13 Agustus 2021 karena alasan sakit. Sehubungan dengan hal tersebut terlampir surat keterangan sakit dari dokter sebagai bukti.
Demikian surat izin ini saya sampaikan dengan sebenar-benarnya. Saya ucapkan terima kasih atas perhatian.
Hormat saya,
Jiji Kiki
b. Izin sakit tertulis tanpa surat dokter dan catatan pendelegasian tugas kepada rekan kerja lain
Surabaya, 2 Agustus 2021
Perihal: permohonan izin tidak masuk kerja
Kepada yang terhormat,
Kepala Bagian Sumber Daya Manusia (SDM)
PT. ABC
Jalan (alamat kantor)
Dengan hormat,
Saya Kiki Jiji dari divisi A. Memohon izin tidak masuk kerja pada tanggal 4 Agustus 2021 sehubungan dengan kondisi fisik yang sedang kurang baik. Saya bermaksud memohon kebijaksanaan untuk berkenan memberikan izin tidak masuk dalam bertugas pada hari ini.
Apabila kondisi saya besok masih belum membaik, saya akan melampirkaan surat keterangan sakit dari dokter atau hasil pemeriksaaan dokter setelah pergi ke dokter. Surat tersebut akan saya sampaikan ketika masuk kembali ke kantor.
Terkait laporan yang seharusnya saya kumpulkan hari ini, soft file laporan sudah saya kirim kepada Bagas dari divisi A. Saya sudah meminta tolong Bagas untuk mencetak laporan tersebut dan mengumpulkannya di meja Bapak Budi. Bagas juga sudah menyetujui dan bersedia memenuhi permintaan saya.
Demikian permohonan izin tidak masuk kerja yang saya sampaikan. Atas perhatian dan kebijaksanaannya saya ucapkan terima kasih.
Hormat saya,
Kiki Jiji
Itulah cara izin tidak masuk kerja dan beberapa contoh yang bisa kalian gunakan sebagai petunjuk ketika membutuhkannya. Seperti yang dijelaskan dalam penjelasan di atas, sebaiknya memeriksa syarat dan prosedur perusahaan terkait perizinan tidak masuk kerja terlebih dahulu sebelum mempersiapkan surat izin sendiri. Jika perusahaan memiliki prosedur sendiri, tentu akan mempermudah pegawai untuk membuat surat izin tersebut.
Baca Juga:Â Pengertian Soft Skills
