Kelebihan dan Kekurangan Outsourcing Bagi Perusahaan yang Perlu Diketahui – Perusahaan pasti ingin bisnisnya selalu berjalan dengan lancar. Namun, tidak dipungkiri dalam prosesnya pasti menemui kendala yang perlu diselesaikan sebaik mungkin. Di antara berbagai kendala yang mungkin muncul, salah satu yang paling dikhawatirkan merupakan kendala yang berkaitan dengan anggaran.
Solusi yang dapat dilakukan oleh perusahaan dari kendala tersebut adalah menggunakan sistem outsourcing. Sistem outsourcing ini dapat menghemat anggaran dan mengendalikan biaya operasional perusahaan. Secara sederhana, hal ini dikarenakan perusahaan dapat mengalihkan pekerjaan ke perusahaan outsourcing atau vendor. Sehingga perusahaan hanya perlu mengeluarkan biaya untuk hasil akhir.
Cara penyelesaian kendala menggunakan sistem outsourcing tentu tidak sepenuhnya sempurna. Bagaimanapun, outsourcing memiliki kelebihan dan kekurangannya sendiri. Artikel berikut akan memberikan petunjuk yang dapat menjadi pertimbangan perusahaan apakah outsourcing solusi yang tepat untuk kendala yang dihadapi atau tidak.
Pengertian Outsourcing
Pertama-tama, perlu sekali mengetahui apa itu outsourcing. Dalam konteks bisnis, outsourcing diartikan sebagai penyerahan sebagian pelaksanaan pekerjaan yang bersifat penunjang oleh suatu perusahaan kepada perusahaan lain melalui perjanjian pemborongan pekerjaan atau penyediaan jasa pekerja, atau buruh.
Kemudian dalam konteks hukum, outsourcing memiliki pengertian yang serupa tapi menekankan pada aspek legalitasnya. Sehingga outsourcing juga dapat diartikan sebagai kebijakan usaha yang wajar dari suatu perusahaan dalam rangka efisiensi usaha. Wajar yang dimaksud dapat diartikan dengan outsourcing merupakan aktivitas legal dan pegawai outsourcing dilindungi secara hukum.
Sistematis pelaksanaannya yaitu perusahaan menyerahkan pekerjaan yang bukan pekerjaan pokok dari perusahaan kepada perusahaan lainnya atau yang disebut perusahaan outsourcing melalui perjanjian. Perjanjian tersebut dapat berisi pemborongan pekerjaan, penyedia jasa pekerja, atau buruh.
Setelah perjanjian yang dilakukan secara tertulis disepakati, perusahaan outsourcing merekrut pegawai untuk mengerjakan pekerjaan tersebut. Masa kerja pegawai outsourcing ini yaitu sampai perjanjian terpenuhi dan cenderung memiliki masa yang tidak panjang.
Berdasarkan penjelasan tersebut, dapat diketahui ada tiga pihak yang umumnya terlibat dalam aktivitas outsourcing. Yaitu perusahaan inti, perusahaan outsourcing/vendor/kontraktor, dan pegawai outsourcing.
Kelebihan Outsourcing bagi Perusahaan
Berikut beberapa kelebihan outsourcing bagi perusahaan.
1. Menghemat biaya perekrutan pegawai
Outsourcing memungkinkan perusahan menghemat anggaran perekrutan pegawai. Sebab perekrutan dilakukan oleh perusahaan outsourcing. Oleh karena dapat menghemat biaya, perusahaan dapat mengalokasikan anggaran untuk keperluan lainnya.
2. Menghemat biaya pelatihan kerja
Pegawai outsourcing biasanya merupakan orang yang sudah ahli dalam bidangnya. Oleh karena itu, perusahaan tidak perlu menyediakan pelatihan untuk pegawai. Sebagaimana pelatihan selain dapat mengeluarkan biaya, tetapi juga waktu. Sehingga sistem outsourcing ini dapat menghemat waktu karena pegawai bisa langsung bekerja dan menyelesaikan pekerjaannya.
3. Memenuhi kebutuhan yang tidak dapat dipenuhi oleh pegawai inti
Dalam proses perluasan perusahaan, tidak dapat dipungkiri bahwa terkadang perusahaan tidak memiliki sumber daya yang dibutuhkan. Hal ini dapat diatasi dengan menggunakan outsourcing dimana tenaganya digunakan untuk keperluan khusus atau spesifik. Ditambah pula dengan pertimbangan keahlian pegawai outsourcing tersebut tidak dapat dikerjakan oleh pegawai inti karena berbagai hal.
4. Pegawai perusahaan dapat fokus pada pekerjaan inti
Ketika keperluan dan pekerjaan yang tidak berkaitan dengan pekerjaan inti terpenuhi dengan baik melalui sistem outsourcing, pegawai inti perusahaan tidak perlu mengkhawatirkan hal tersebut lagi. Mereka dapat fokus pada tugas utama mereka tanpa terdistraksi dan kewalahan oleh beban lainnya. Akhirnya kegiatan perusahaan dapat berjalan dengan lancar dan strategis
5. Memperluas talent pool
Talent pool adalah upaya perusahaan dalam mengumpulkan dan membuat database kandidat potensial dan berkualitas sebagai sumber perekrutan pegawai. Artinya perusahaan nantinya dapat merekrut pegawai tetap dengan mempertimbangkan data tersebut yang dikumpulkan dengan melihat kinerja pegawai sebagai pegawai outsourcing.
6. Memaksimalkan sumber daya yang sudah dimiliki
Melalui outsourcing, perusahaan dapat memaksimalkan sumber daya yang dimliki. Logikanya, untuk sumber daya yang sama, hasil akan lebih maksimal apabila dikerjakan oleh pihak yang lebih menguasai dan profesional untuk bidang tersebut. Hal ini membuat mengalihkan pekerjaan kepada ahlinya melalui outsourcing merupakan pilihan terbaik.
7. Berbagi risiko
Saat perusahaan mengalihkan pekerjaan ke perusahaan outsourcing, artinya perusahaan juga berbagi risiko dengan perusahaan outsourcing tersebut. Vendor bertanggung jawab memenuhi pekerjaan sesuai yang sudah dijanjikan dan menanggung risiko dari pekerjaan tersebut. Meskipun pekerjaan sudah diserahkan kepada perusahaan outsourcing, perusahaan inti tetap memiliki risikonya sendiri.
Sehingga keduanya memiliki risikonya sendiri-sendiri. Hanya saja risiko perusahan inti dapat tertolong oleh perusahaan ousourcing dan hal itu sendiri sudah berarti risikonya telah diminimalisir.
Rasa percaya perusahaan terhadap perusahaan outsourcing atau vendor sangat penting. Jika keduanya punya rasa saling percaya, risiko yang dikhawatirkan dapat diminimalisir. Ketika perusahaan outsourcing menunjukkan hasil kerja yang baik, hal ini pada akhirnya juga akan meningkatkan reputasi perusahaan outsourcing tersebut.
Kekurangan Outsourcing bagi Perusahaan
Berikut beberapa kekurangan outsourcing bagi perusahaan.
1. Risiko tersebarnya informasi rahasia perusahaan
Risiko tersebarnya informasi rahasia perusahaan sangat vital bagi perusahaan. Tidak ada perusahaan yang ingin membayangkan hal seperti ini sampai terjadi. Sebab dalam proses outsourcing sendiri, mengetahui satu atau dua informasi tentang perusahaan bisa saja tidak terhindarkan.
Hal ini juga menjadi kekhawatiran sendiri bagi perusahaan karena dapat menjadi informasi untuk dibandingkan dengan kompetitornya. Tentunya, kemungkinan tersebarnya informasi rahasisa menjadi momok sendiri bagi perusahaan. Mengingat pegawai outsourcing bukan merupakan pegawai tetap atau inti perusahaan.
Risiko tersebut sebenarnya masih dapat diatasi. Jika perusahaan mengkhawatirkan penyebarluasan informasi tentang perusahaan dan aktivitasnya, lengkapi isi surat prejanjian. Hal tersebut dapat dicantumkan dalam surat perjanjian yang dibuat sebelum perusahaan outsourcing sepakat dengan tawaran tersebut.
2. Ketergantungan terhadap perusahaan outsourcing
Jika sifat perusahaan outsourcing tertutup tapi pekerjaannya selalu bagus, maka dapat menimbulkan perusahaan bergantung kepada perusahan outsourcing tersebut setiap membutuhkan tenaga outsourcing. Sayangnya perusahaan tersebut tidak bisa asal mengetahui lebih dalam tentang perusahaan outsourcing tersebut.
3. Jika perusahaan outsourcing ternyata tidak dapat dipercaya
Penting sekali untuk mengetahui reputasi perusahaan outsourcing terlebih dahulu sebelum berdiskusi hingga menyepakati perjanjian. Jika perusahaan outsourcing ternyata tidak dapat memenuhi perjanjian setelah disepakati, maka perusahaan inti mau tidak mau harus menyelesaikan masalah tersebut. Ditambah pula dengan kondisi pekerjaan tersebut yang belum terpenuhi. Buntut dari masalah semacam ini, akhirnya menghabiskan lebih banyak waktu dan uang untuk penyelesaian masalah.
4. Potensi munculnya perbedaan standar
Perusahaan juga perlu mengetahui hasil pekerjaan terdahulu perusahaan outsourcing yang dipilih. Dengan begitu, perusahaan mengetahi apakah hasil akhir tersebut kira-kira sesuai dengan ekspektasi perusahaan. Sebab perbedaan standar dapat menyebabkan ketidakpuasan perusahaan terhadap perusahaan outsourcing tersebut.
5. Potensi kendala komunikasi
Cenderung lebih mudah mengawasi pekerjaan pegawai inti daripada pihak luar. Setiap kendala kecil dapat langsung dikendalikan dengan cara mengkomunikasikannya. Melakukan outsourcing dengan perusahaan di luar negeri misalnya, perusahaan akan cenderung mendapat kendala dalam hal komunikasi. Faktor umum kendala tersebut yaitu dari segi waktu, jarak, dan bahasa yang akhirnya membuat kelancaran komunikasi terhambat.
Tips Menjalankan Outsourcing
Berikut tips-tips menjalankan outsourcing guna mengalihdayakan kekurangan sehingga perusahaan dapat fokus memperkuat bisnisnya dan memaksimalkan hasilnya.
1. Identifikasi kelebihan dan kekurangan
Jika baru memulai bisnis, pilih bisnis yang sesuai dengan kelebihan dan kemampuan. Misalnya jika lebih menguasai bidang pertama dibanding bidang kedua, maka fokus kembangkan bidang pertama. Fungsi utama pada poin ini adalah mampu mengidentifikasi kelebihan dan kekurangan bisnis atau perusahaan. Setelah teridentifikasi, tentukan apa saja yang dapat dikembangkan sendiri dan perlu dialihkan agar fokus bisnis tidak berubah dan selaras dengan kemampuan.
2. Hindari aktivitas yang membuang-buang waktu
Jika sudah mengetahui kelebihan dan kekurangan, delegasikan pekerjaan yang dapat diselesaikan dengan biaya yang sedikit. Dengan mengetahui kelebihan dan kekurangan, hal yang selanjutnya perlu dipikirkan adalah bagaimana caranya agar pekerjaan dapat diselesaikan dengan tepat waktu dan efektif. Fokus pada mengalokasikan tenaga untuk memajukan bisnis dengan cara yang tepat dan efektif.
3. Tentukan anggaran sebelum membuat perjanjian
Anggaran yang dibutuhkan untuk menjalankan outsourcing tidak selalu besar. Langkah yang dapat dilakukan terlebih dahulu adalah diskusikan outsourcing apa saja yang berpotensi dan dapat dipercaya untuk memenuhi pekerjaan yang ditawarkan. Kemudian tentukan outsourcing mana yang paling tepat sesuai dengan kriteria yang telah ditetapkan.
Poin menentukan anggaran ini berisi tentang menekan anggaran untuk menutup pengeluaran lain. Sehingga pengeluaran untuk outsourcing tidak lebih besar dan semakin mendatangkan lebih banyak keuntungan berarti semakin baik.
Hal ini dikembalikan pada alasan melakukan outsourcing itu sendiri, yaitu menghemat biaya. Sebisa mungkin anggaran didiskusikan dan dipertimbangkan sebelum mencapai keputusan. Seiring dengan pertumbuhan bisnis, uang tadi dapat diinvestasikan kembali untuk bisnis dan dapat mengembangkan aktiviitas outsourcing tersebut
Solusi yang dapat dilakukan agar anggaran tersusun dengan tepat adalah fokus pada pekerjaan yang memerlukan outsourcing. Selanjutnya tentukan estimasi waktu yang dibutuhkan untuk mengerjakan tugas tersebut hingga selesai. Kemudian akan muncul gambaran outsourcing mana yang bisa dihubungi dan sesuai dengan anggaran yang telah ditetapkan.
4. Cari perusahaan outsourcing/ vendor/ kontraktor yang berkualifikasi dalam bidangnya
Tidak mudah untuk bisa percaya pada perusahaan outsourcing yang belum familiar ataupun belum memiliki pengalaman kerja bersama. Itu sebabnya penting mengetahui reputasi perusahaan outsourcing yang akan diajak kerja sama. Sehingga penting juga mencari tahu informasi seputar perusahaan outsourcing yang diincar sebelum membuat kesepakatan.
Cara mendapatkan rekomendasi perusahaan outsourcing dapat dilakukan dengan mencari rekomendasi lewat perusahaan lain, jaringan, dan kenalan. Cara lainnya dapat dilakukan dengan mengunjungi situs lowongan kerja. Dalam situs tersebut, menyediakan banyak pilihan yang dapat dipertimbangkan sesuai kebutuhan perusahaan.
5. Buat tes kecil-kecilan
Tes tersebut ditujukan kepada perusahaan outsourcing. Tes yang dimaksud dapat dilakukan dengan mempersiapkan daftar pertanyaan yang perlu dijawab oleh perusahaan outsourcing yang diincar. Pertanyaan disampaikan seputar apakah mereka dapat memenuhi ketentuan, kebutuhan, dan ekspekasi yang ditetapkan oleh perusahaan inti.
Selain tes yang dilakukan secara langsung, menemukan perusahaan outsourcing yang tepat juga dapat dilakukan dengan mengikuti rekomendasi perusahaan lain yang pernah bekerja dengan perusahaan outsourcing tersebut. Pilihan ini terkesan jauh lebih sederhana dan tidak menuntut usaha yang besar. Meskipun perusahaan lain merekomendasikan, tetap pastikan apakah standar perusahaan inti dan perusahaan outsourcing selaras atau tidak. Bagaimanapun, hasil akhir pekerjaanlah yang diinginkan oleh perusahaan.
Itulah penjelasan kelebihan dan kekurangan outsourcing, serta tips menjalankan outsourcing. Seperti yang telah disampaikan di atas, outsourcing merupakan solusi dari upaya perusahaan menghemat atau menekan anggaran bisnisnya. Solusi ini memiliki kelebihan dan kekurangannya sendiri yang telah dijelaskan seperti di atas.
