Pengertian TOR, Fungsi, dan Struktur Isinya – Dalam mengikuti kegiatan, acara, atau program, umumnya partisipan menerima dokumen TOR yang dibagikan oleh penyelenggara sebelum kegiatan tersebut dimulai.
Dokumen TOR ini berupa satu atau dua lembar yang menjelaskan gambaran tujuan, ruang lingkup, dan struktur sebuah kegiatan. Tujuan dibagikannya TOR kepada partisipan kegiatan adalah agar memahami gambaran kegiatan.
Ketika partisipan sudah memahami gambaran kegiatan melalui TOR, harapannya partisipan dapat memaksimalkan partisipasi dan kontribusi dalam kegiatan yang diikuti.
Sebab mampu menghasilkan dinamika kegiatan yang bagus adalah salah satu ekspektasi penyelenggara dalam melibatkan partisipan ke dalam kegiatan. Sehingga TOR merupakan salah satu faktor yang dapat mendukung keberhasilan kegiatan.
Hal ini juga dilakukan untuk mengantisipasi partisipan yang belum memahami betul materi dan maksud kegiatan terlepas dari berbagai alasan mereka. Begitulah kurang lebih salah satu upaya penyelenggara dalam mensukseskan kegiatannya dengan membuat dan membagikan TOR kepada pertisipan.
Apa itu TOR? Pengertian TOR
Term of Reference (TOR) adalah dokumen yang menjelaskan informasi latar belakang atau gambaran suatu kegiatan, acara, atau program. Selanjutnya TOR juga meliputi strategi capaian atau tujuan, waktu kegiatan, dan biaya yang diperlukan. Tidak ketinggalan partisipan sebagai target dibuatnya TOR ini.
TOR dibuat berdasarkan kegiatan dan sasaran kegiatan. Tergantung pada cakupan atau lingkup TOR, satu TOR dapat diberlakukan untuk semua partisipan bahkan penyelenggara. Dalam beberapa kondisi, penyelenggara perlu membuat beberapa TOR untuk target yang berbeda.
Dalam kegiatan seminar misalnya, penyelenggara perlu membuat lebih dari satu TOR. Satu TOR ditujukan pada partisipan yang menghadiri seminar sebagai tamu. Satu TOR disiapkan untuk pengisi acara atau materi. Satu TOR lagi disiapkan untuk moderator atau pembawa acara.
Kemudian TOR yang diberikan kepada tamu partisipan juga diberikan kepada pengisi materi dan pembawa acara. Hal ini perlu dilakukan agar pembawa acara dan pengisi materi mengetahui gambaran kegiatan dan arah yang diharapkan.
Selain seminar, TOR biasanya dibutuhkan untuk kegiatan lain. Berikut beberapa kegiatan yang perlu mempersiapkan TOR.
- Seminar
- Workshop
- Sosialisasi
- Diseminasi
- penelitian
Fungsi TOR
Pentingnya dan fungsi TOR dapat dijelaskan ke dalam beberapa poin sebagai berikut.
1. Menyampaikan latar belakang dan pentingnya pelaksanaan kegiatan
TOR umumnya berisi penjelasan singkat tentang masalah atau urgensi yang terjadi secara nyata. Maksudnya, masalah atau urgensi tersebut dijelaskan dalam bagian latar belakang TOR yang memiliki fungsi untuk menyampaikan pentingnya kegiatan tersebut dilaksanakan.
2. Mengidentifikasi pertanyaan-pertanyaan spesifik yang meliputi kegiatan
TOR memiliki fungsi membangun pemahaman tentang lingkup, proses, dan ekspektasi yang diharapkan. Caranya dengan menyajikan informasi secara singkat tentang alasan kegiatan tersebut perlu dilaksanakan. Selain itu, juga menyebutkan tujuan dan sasaran TOR dibuat.
3. Menentukan lingkup, pendekatan, dan metodologi kegiatan
TOR pada umumnya menyebutkan secara spesifik lingkup kegiatannya yang terdiri dari batas waktu, seberapa jauh kegiatan akan dilaksanakan, dan sebagainya. Lingkup tersebut juga dapat bervariasi tergantung pada fleksibilitas penyelenggara dalam mengajukan metode atau pendekatan untuk menyelesaikan tugas yang telah ditetapkan.
Lingkup, pendekatan, dan metodologi yang disebutkan dalam TOR secara jelas berfungsi untuk mengatur ekspektasi yang realistis di antara berbagai pihak yang berkaitan dengan kegiatan. Sehingga ketiganya perlu dibuat secara lebih spesifik agar tujuan kegiatan dapat tersampaikan pada partisipan dengan efektif.
4. Mengartikulasikan akuntabilitas kegiatan berdasarkan sasaran TOR
Dokumen TOR dapat disiapkan untuk individual ataupun kelompok. Hal ini dikarenakan berbagai pihak dengan kepentingan yang berbeda dapat terlibat dalam satu kegiatan yang membuat TOR yang dibuat pun perlu berbeda. TOR menggarisbawahi peran dan tanggung jawab yang harapannya dapat mengantarkan pada keberhasilan kegiatan.
5. Mengatur panduan prinsip atau nilai
Sebuah TOR menyampaikan prosedur atau peraturan yang dicantumkan agar diikuti dengan baik oleh penyelenggara dan partisipan. Sehingga partisipan tidak perlu bingung tentang prinsip atau nilai apa yang diharapkan oleh penyelenggara karena sudah tertera. Adapun pertanyaan-pertanyaan lebih jauh dapat diajukan pada saat kegiatan berlangsung.
6. Mengidentifikasi kualifikasi penyelenggara
TOR menunjukkan profil yang diharapkan oleh penyelenggara. Hal ini termasuk di antaranya mendeskripsikan pengalaman yang ingin didapatkan, dan juga menetapkan persyaratan atau kompetensi minimal.
7. Mendefinisikan hal-hal yang sudah pasti dalam kegiatan
TOR memiliki fungsi dalam menyampaikan timeline dan rancangan kerja jika tersedia. TOR juga mendaftar berbagai hal yang seharusnya dapat mengembangkan kegiatan. Daftar ini terdiri dari format kegiatan, konten, panjang atau lama kegiatan, audiens yang dituju atau sasaran kegiatan, dan ulasan atau tinjauan yang diharapkan.
8. Menetapkan anggaran
TOR dapat menunjukkan anggaran kegiatan dan sumber daya lain yang dimiliki serta menyampaikan kebutuhan apa saja yang perlu dipenuhi melalui anggaran terserbut.
Isi TOR
Menyusun isi TOR dapat didasarkan dengan menjawab what, who, when, where, why, how, how much. Melalui jawaban tersebut, nantinya dapat mengelaborasikan isi TOR hingga menjadi TOR yang siap dibagikan ke partisipan kegiatan. Sekaligus daftar pertanyaan berikut merepresentasikan keseluruhan isi yang ada pada TOR.
What (apa) – menjelaskan pengertian dan apa capaian yang diharapkan dari kegiatan tersebut serta apa saja hal yang sudah dimiliki dan dapat membantu mensukseskan kegiatan
Who (siapa) – menjelaskan siapa saja yang bertanggung jawab atas pelaksanaan dan sasaran atau target dari kegiatan tersebut
When (kapan) – menjelaskan waktu pelaksanaan kegiatan dan rentang waktu kegiatan bila perlu
Where (di mana) – menjelaskan letak atau tempat pelaksanaan kegiatan
Why (mengapa) – menjelaskan alasan kegiatan diselenggarakan dan menghubungkannya dengan apa yang ingin dicapai dari kegiatan tersebut
How (bagaimana) – menjelaskan cara-cara yang perlu dilakukan untuk mencapai tujuan
How much (berapa banyak) – menjelaskan biaya yang diperlukan dan rinciannya untuk kegiatan tersebut dengan melampirkan Rencana Anggaran Biaya (RAB)
Struktur Isi TOR
Setelah mengetahui gambaran isi TOR yang sudah dijelaskan sebelumnya, isi tersebut dikembangkan sesuai dengan struktur isi TOR yang baik dan benar. Berikut adalah struktur isi TOR dan penjelasannya untuk masing-masing bagian.
1. Nama Kegiatan
Tulis nama kegiatan dengan lengkap yang mewakili garis besar gambaran kegiatan. Berikut beberapa contoh nama kegiatan yang baik dan benar.
- Seminar Nasional dan Call For Papers Program Studi Pendidikan Pancasila Kewarganegaraan ke-4, dengan Tema: Pembelajaran Berkarakter Berwawasan Global.
- Seminar Nasional Online Kebijakan Penerbangan dan Antariksa V (Webinar Nasional KPA V) Tahun 2020.
- Fellowship Investigasi untuk Jurnalis: Jurnalisme Investigasi untuk Pengurangan Kerusakan Hutan
2. Latar Belakang
Latar belakang yang diterangkan dalam TOR berisi gambaran kegiatan yang akan dilakukan. Artinya dapat dimulai dari menjelaskan masalah atau urgensi yang membuat kegiatan tersebut perlu diselenggarakan. Kemudian elaborasikan dengan penjelasan lainnya sekaligus menjawab pertanyaan why (mengapa).
Latar belakang ini disusun berdasarkan substansi permasalahan aktual yang dihadapi. Dari situ, selanjutnya mengembangkannya ke skala prioritas kegiatan yang menjadi usulan kegiatan untuk program yang sedang dikerjakan. Sehingga penting untuk mencantumkan data dan bukti yang mendukung latar belakang ini.
Data yang dicantumkan ke dalam latar belakang dapat berupa diagram, tabel, sumber, dan bentuk-bentuk lainnya. Di samping itu, perlu memastikan juga agar data yang dicantumkan tidak sembarang data. Melainkan mencantumkan data yang benar-benar dapat mendukung urgensi dan argumen yang disebutkan dalam latar belakang.
Ada hal yang perlu diperhatikan dalam membuat latar belakang. Tidak ada aturan pasti panjang latar belakang yang baik dan benar seperti apa. Pada umumnya latar belakang terdiri dari 200 – 300 kata atau satu halaman.
Di sisi lain, panjangnya latar belakang juga bisa bergantung pada kebutuhan dan tujuan penyelenggara kegiatan. Meskipun bisa berbeda-beda, ada satu kesamaan yang mendasari latar belakang TOR yang bagus. Yaitu pastikan latar belakang menjelaskan hanya yang diperlukan dan tidak bertele-tele atau terlalu panjang tapi tidak membuat pembaca fokus pada urgensi.
Kesimpulannya, beberapa poin yang harus ada dalam latar belakang meliputi masalah dan urgensi yang mendasari perlunya kegiatan tersebut diselenggarakan. Masalah yang disebutkan perlu didukung oleh data yang membuat semua partisipan kegiatan memahami pentingnya kegiatan tersebut. Lalu elaborasikan keduanya hingga menjadi kesatuan latar belakang yang dapat dipahami oleh partisipan.
3. Tujuan Kegiatan
Tujuan kegiatan berisi apa yang ingin dicapai melalui kegiatan tersebut dengan melibatkan indikator kinerja yang ditargetkan. Tujuan ini juga berfungsi sebagai salah satu struktur yang dapat menjawab pertanyaan why. Berikut contoh tujuan kegiatan.
- Workshop penulisan ilmiah secara daring ini bertujuan untuk:
1. Meningkatkan pengetahuan dosen tentang metode penelitian kuantitatif
2. Meningkatkan keterampilan dosen tentang pengolahan data kuantitatif menggunakan software SPSS
4. Waktu dan Tempat Pelaksanaan Kegiatan
Waktu kegiatan yang dicantumkan dalam TOR merupakan lama waktu yang dibutuhkan dalam pelaksanaan kegiatan. Waktu kegiatan yang dicantumkan dimulai dari awal hingga akhir kegiatan. Bagian ini juga memiliki fungsi dalam menjawab pertanyaan when dan where. Sebab keterangan tempat juga perlu dicantumkan dalam TOR.
Berikut contoh keterangan waktu dan tempat pelaksanaan kegiatan.
- SINAS KPA V akan diadakan berbasis Webinar (Seminar Online) selama dua hari pada tanggal 16 – 17 September 2020.
- Workshop pemanfaatan metode digital untuk penelitian sosial humaniora akan dilaksanakan secara berseri (mingguan) setiap hari Selasa dan Kamis selama tiga bulan (Agustus – Oktober) tahun 2020.
Selain beberapa contoh di atas, waktu dan tempat pelaksanaan kegiatan dapat dicantumkan dengan cara menyajikan tabel berisi jadwal kegiatan. Di antara opsi yang ada, dapat disesuaikan dengan kebutuhan. Semakin banyak dan panjang kegiatan, akan lebih baik menggunakan tabel.
Hal ini perlu dilakukan karena tabel akan mempermudah pembaca dalam memahami jadwal kegiatan. Sehingga jadwal kegiatan juga perlu diletakkan di poin setelah waktu dan tempat kegiatan.
5. Metode Pelaksanaan Kegiatan
Metode pelaksanaan kegiatan ini menjawab pertanyaan how yang secara spesifik berkaitan dengan cara, metode, dan upaya apa yang akan dilakukan demi mencapai tujuan kegiatan. Sehingga metode ini juga menjelaskan metode pelaksanaan, tahap, dan komponen yang dianggap dapat mendukung kegiatan. Berikut contoh metode pelaksanaan kegiatan.
- Workshop akan dilakukan melalui pembelajaran jarak jauh (non tatap-muka) menggunakan aplikasi zoom meeting akun IPSK-LIPI dengan kuota 100 orang. Konsep workshop adalah kombinasi antara penjelasan materi dan praktik (80%) dan tugas mandiri (20%), mengingat metode riset berbasis digital akan lebih banyak membutuhkan implementasi (penggunaan).
5. Peserta / Pemateri
Peserta atau pemateri dapat disesuaikan dengan kebutuhan. Ketika menyelenggarakan seminar dan workshop, umumnya mengundang pemateri. Pada bagian ini, TOR menyebutkan profil pemateri. Jika tidak ada pemateri, maka diisi dengan menjelaskan peserta kegiatan. Berikut contoh peserta atau pemateri.
- Jumlah peserta kegiatan workshop penulisan ilmiah secara daring ini adalah 12 dosen Prodi S1-Psikologi Universitas ABC.
- Peserta terdiri dari peneliti Pusat KKPA, perwakilan unit kerja LAPAN lainnya, Kementerian/Lembag terkait, organisasi internasional, perguruan tinggi, industri, lembaga swadaya masyarakat, dan perorangan
- Workshop peningkatan kapasitas SDM ini bersifat tertutup, khusus untuk peneliti-peneliti di lingkungan Kedeputian Bidang IPSK LIPI.
6. Penyelenggara
Penyelenggara menjelaskan profilnya melalui TOR. Hal ini umumnya diperlukan dalam workshop dan seminar. Berikut contoh penyelenggara dalam TOR.
- Penyelenggara kegiatan ini adalah Prodi S1-Psikologi Universitas ABC yang berada di bawah naungan Fakultas Ilmu Sosial dan Humaniora.
Format Isi TOR
- Judul kegiatan
a. Nama kegiatan
b. Latar belakang kegiatan
c. Tujuan kegiatan
d. Waktu dan tempat pelaksanaan
e. Strategi pencapaian pengeluaran
f. Peserta
g. Penyelenggara
- Tempat dan tanggal pembuatan TOR
- Contact person
- Tanda tangan
Itulah penjelasan tentang pengertian TOR yang biasanya dibutuhkan untuk kegiatan seminar, workshop, sosialisasi, dan diseminasi. Seperti yang telah disebutkan, TOR penting menjadi pegangan partisipan agar mengetahui gambaran awal kegiatan sehingga mereka dapat berkontribusi secara maksimal dan penyelenggara mencapai tujuannya.
