Profesi Sekretaris

Profesi Sekretaris adalah sebuah profesi administratif yang bersifat asisten atau pendukung.

Deskripsi Profesi Sekretaris

Sekretaris adalah salah satu profesi yang berkaitan erat dengan peketjaan kantoran. Pada umumnya, Sekretaris bekerja pada bidang pekerjaan yang bersifat administratif dan membantu atasan untuk mengurus hal-hal yang berkaitan dengan administrasi.

Secara etimologis sekretaris berasal dari bahasa latin secretum yang berarti rahasia. Oleh karena itu sekretaris dalam melaksanakan tugas-tugasnya di kantor atau perusahaan harus dapat menyimpan rahasia kantor maupun rahasia pimpinannya.

Pengertian lain dari sekretaris adalah orang yang membantu pimpinan.

Tugas sekretaris tidak hanya menyangkut pekerjaan rahasa, tetapi juga termasuk bidang kesekretariatan atau pekerjaan kantor yang meliputi keseluruhan aktivitas menghimpun mengolah, menggandakan, mengirim, menyimpan, memelihara serta memusnahkan bahan-bahan keterangan/informasi/warkat kantor, juga pekerjaan manajerial, meliputi : planning, organizing, actuating dan controlling.

Keberadaan sekretaris dalam suatu organisasi atau perusahaan dapat menjaga bisnis tetap berjalan mulus dan memastikan terlaksananya fungsi-fungsi organisasional dalam suatu perusahaan.

Apabila dilihat dari ruang lingkup tugasnya, Sekretaris terdapat dua macam, yaitu fungsi primer dan fungsi sekunder. Berikut ini adalah penjelasannya:

Fungsi Primer: Menyediakan layanan administrasi untuk mendukung operasi organisasi atau perusahaan melalui keterampilan yang ia miliki seperti mengetik, mengelola surat dan arsip lainnya, membuat agenda, menangani panggilan telepon, dan lain-lain.

Fungsi Sekunder: Membantu memastikan kelancaran suatu organisasi atau perusahaan dan bertanggung jawab atas kegiatan rutin yang dilakukan di kantor. Dengan memanfaatkan pengetahuan seperti perbankan, hubungan manusia, bisnis perusahaan, persiapan rapat, komunikasi, statistik dan keuangan teknik dan pengetahuan lainnya

Dalam perkembangannya, sekretaris terbagi menjadi:

a. Sekretaris Eksekutif : sekretaris yang berfungsi sebagai manajer,yaitu memiliki bawahan atau pegawai.

Misalnya : sekretaris Yayasan, sekretaris wilayah dan sebagainya.

b. Sekretaris Pribadi : Sekretaris pimpinan. Misalnya Sekretaris Diektur, Sekretaris Rektor dan sebagainya.

Perlu diketahui, sekretaris memiliki tugas penting untuk mengatur dan mencatat hasil pertemuan.

Secara lebih rinci, berikut tahapan pekerjaan sekretaris dalam pelaksanaan rapat, seperti ditulis DIY Committee Guide.

Bekerja sama dengan pimpinan untuk merencanakan rapat
Menerima agenda rapat dari panitia
Menyebarkan agenda rapat
Membuat minutes of meeting (MOM)
Menyebarkan MOM yang telah disetujui
Memastikan keputusan rapat telah dilaksanakan

Jobdesk Sekretaris

Menjalankan perintah pimpinan dalam menjalankan organisasi, sebagai pencari informasi, pengumpulan data, dan membuat makalah pidato. Selain itu, menunjang kegiatan administratif seperti pengelolaan dan pengarsipan surat, data, serta dokumen lainnya.
Menjadi mediator pimpinan dengan bawahan.
Mengatur aktivitas perusahaan, mulai dari administrasi hingga human relations (HR).
Penghubung antara pemimpin dan tim atau menjadi perantara pihak-pihak yang ingin berhubungan dengan pimpinan. Seorang sekretaris diwajibkan menyampaikan kebijakan (yang perlu diketahui) kepada anggota melalui email atau sebaliknya, yaitu menyampaikan kritik, saran atau aspirasi dari anggota kepada pimpinan.
Singkatnya, sekretaris menyampaikan informasi yang berkaitan dengan tugas, fungsi dan tanggung jawab kepada pimpinan dan menyiapkan agenda rapat dan dokumen-dokumen yang diperlukan.
Penghubung pemimpin dengan orang-orang di luar organisasi. Seorang sekretaris menjadi pintu gerbang ketika orang atau organisasi lain ingin menghubungi atau bertemu dengan pimpinan.
Menjawab panggilan. Menjawab pesan dan menangani korespondensi (surat-menyurat), sekretaris bertugas merekam dan menerima surat-surat yang datang ke organisasi sebelum tiba ke pemimpin atau divisi lain, selain itu sekretaris juga harus bisa membuat surat saat dibutuhkan
Pengarsipan. Sekretaris ditugaskan untuk mengajukan dokumen penting seperti proposal, surat masuk, surat keluar dan dokumen lain yang dianggap berharga
Mengatur jadwal. Seorang sekretaris bertugas mengatur jadwal rapat atau rapat dewan secara berkala untuk membahas pengembangan program kerja manajemen.
Jika sudah senior, akan bertugas untuk merekrut, melatih dan mengawasi pegawai baru.
Me-maintain pengetahuan teknis dengan menghadiri workshop edukasional atau membaca publikasi secretarial.
Mempertahankan kepercayaan dan melindungi operasional dengan menjaga kerahasiaan informasi.
Memberikan ide-ide sebagai alternatif pemikiran pimpinan.
Sebagai seseorang yang mengarsipkan dokumen, sekretaris juga memiliki tugas untuk memastikan berbagai persyaratan hukum.
Sekretaris perlu memastikan bahwa apa yang tertulis di dokumen-dokumen tersebut sesuai dengan ketentuan dan hukum yang berlaku.
Di beberapa perusahaan, seorang sekretaris juga bertanggung jawab untuk memastikan persediaan perlengkapan kantor. Sekretaris harus mencatat perlengkapan apa saja yang masih tersedia, sudah habis, dan dibutuhkan.

Keahlian Yang Harus Dimiliki Sekretaris

Memiliki attitude dan kepribadian yang baik, tidak hanya dalam berpenampilan tapi juga dari segi personaliti yang sabar, tekun, disiplin, jujur, teliti, serta memiliki etika yang baik dalam hal bicara, makan, duduk, dan lainnya.

Memiliki Human Relations Skills. Kemampuan human relation bertujuan untuk memahami, memotivasi, dan mengarahkan SDM baik dalam sebagai individu ataupun kelompok demi mencapai tujuan perusahaan.

Pengelola kearsipan. Cekatan dalam mengelola surat dan arsip sebab kearsipan sangat dibutuhkan dalam pelaksanaan administrasi. Arsip sebagai pusat ingatan bagi setiap kegiatan dalam suatu perusahaan.

Keahlian organisasional sekretaris dibutuhkan. Adapun yang dimaksud dengan skill organisasional tersebut adalah kemampuan sekretaris untuk mengorganisir segala sesuatunya dengan baik. Dengan adanya kemampuan ini, perusahaan akan semakin teratur dan dapat bekerja secara efisien.

Sekretaris seharusnya dapat memberikan informasi secara cepat dan tepat dengan standar waktu maksimal 3 menit.

Menguasai Bahasa Indonesia dan Bahasa Asing. Sekretaris diwajibkan memiliki kemampuan Bahasa Indonesia yang baik karena berhubungan dengan pembuatan surat atau dokumen penting lainnya. Selain itu, penguasaan bahasa asing juga dibutuhkan karena sekretaris lah yang akan bertemu atau berkomunikasi dengan relasi yang berasal dari luar negeri. Tak hanya kemampuan Bahasa Inggris yang dibutuhkan tapi juga Bahasa Mandarin.

Kemampuan menggunakan perangkat-perangkat lunak standard seperti Microsoft Office dan mempelajari perangkat yang akan dibutuhkan di kemudian hari.

Kemampuan bernegosiasi

Berpikir analitis. Dengan menggunakan logika dan penalaran untuk mengindentifikasi kekuatan dan kelemahan dari solusi alternatif, ataupun pendekatan permasalahan yang ditangani.

Problem solving. Memahami masalah yang rumit dan mengetahui cara menggunakan teknologi untuk menyelesaikannya

Pandai menjaga rahasia. Karena sekretaris dikenal sebagai tangan kanan pimpinan perusahaan, maka sekretaris adalah karyawan yang paling dipercaya pimpinan untuk mengetahui segala informasi di perusahaan. Karenanya pastikan kamu orang yang pandai menjaga rahasia, baik itu rahasia perusahaan maupun rahasia pribadi pimpinan

Kemampuan komunikasi, baik dalam bentuk lisan maupun tulisan serta keahlian untuk membangun relasi dengan orang lain.

Proaktif dan berinisiatif dalam memperkirakan apa saja yang perlu dilakukan dalam menyelesaikan suatu pekerjaan.

Keahlian manajemen waktu dan dan manajemen emosi dalam menangani deadline.

Memperhatikan detail, fleksibilitas, taktis, bijaksana dan diplomasi, serta dapat bekerja sama dalam satu tim

Melek teknologi. Seorang sekretaris harus melek teknologi. Tidak berhenti sampai disitu, sekretaris baiknya juga mampu menggunakan teknologi dengan efisien dan profesional. Hal ini akan semakin membantu sekretaris dalam menyelesaikan pekerjaan.

Berkomitmen. Komitmen seorang sekretaris dalam melakukan tugasnya menjadi sangat penting. Terutama jika sekretaris diminta untuk melakukan perjalanan dinas keluar kota. Perusahaan sangat menghargai sekretaris yang berkomitmen, berdedikasi dan memiliki etos kerja yang kuat.

Cara Menjadi Sekretaris

Menempuh Pendidikan S1

Bila tertarik dengan profesi sekretaris maka harus memiliki minimal pendidikan gelar sarjana di bidang Administrasi Perkantoran atau jurusan relevan lainnya.

Lulusan Administrasi Perkantoran sendiri cenderung lebih disukai karena perkuliahannya mengajarkan berbagai tugas terkait pengetahuan, keterampilan, dan sikap dalam menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan organisasi, membantu dan menangani pekerjaan dan tugas-tugas pimpinan.

Kemudian, mempelajari pengetahuan dan keterampilan dalam bidang korespondensi, manajemen kearsipan, mengetik 10 jari manual dan elektrik, manajemen perkantoran, teknologi informasi (komputer) dan internet, bahasa Inggris, dan lain-lain.

Jurusan ini akan menghasilkan profesional yang bertanggung jawab dalam mengatur aktivitas perusahaan dan perantara antara atasan dengan pihak-pihak yang ingin berhubungan dengan atasan. Pendidikan Administrasi Perkantoran ini akan ditempuh dalam waktu 4 tahun.

Jenjang Karir Sekretaris

Secara awam orang berpikiran bahwa karier seorang sekretaris tidak akan berkembang. Sampai kapanpun akan tetap jadi sekretaris.

Padahal, sebagai sekretaris, Anda punya banyak pengalaman dan keterampilan teknis, Anda tidak hanya menguasai masalah klerikal saja. Seorang sekretaris juga menguasai kemampuan organizer, humas, bahkan keuangan.

Hal ini memungkinkan seorang sekretaris untuk diberi tanggung jawab yang lebih besar. Kesimpulannya tidak ada jenjang karir, akan tetapi tetap ada potensi untuk alih profesi.

Karir sekretaris bisa dimulai dari sekretaris ekskutif junior, namun Anda juga bisa bekerja di berbagai industri. Antara lain seperti menjadi staff administrasi produksi, dokumen, operasional, ekspor, impor, resepsionis, sekretaris asisten sekretaris di berbagai lembaga dan sebagainya.

Tanggung jawab seorang sekretaris dalam berbagai perusahaan atau organisasi bisa bermacam-macam menurut industri dan skala perusahaan tempatnya bekerja.

SEKRETARIS PERKANTORAN

Sekretaris Instansi (Organisasi) adalah sekretaris yang berfungsi sebagai Office manager karena secara formal menjalankan fungsi manajer yang ruang lingkupnya meliputi semua aspek kegiatan kantor.

Sekretaris Organisasi sering disebut Executive Secretary dan memiliki pegawai atau karyawan.

Contoh Sekretaris Jenderal, Sekretaris Inspektorat Jenderal, Sekretaris Wilayah, Sekretaris Dewan , Sekretaris Yayasan, Sekretaris dalam perusahaan (business secretary).

Sebagai Executive secretary ia harus paham akan tujuan, prinsip-prinsip, dan manajemen serta organisasi dengan baik sehingga mampu merencanakan, menyusun struktur dan tata organisasi (sekretariat) dengan baik.

SEKRETARIS PRIBADI

Sekretaris yang hanya bekerja sebagai asisten pimpinan dan sebagai mediator (perantara) pimpinan.

Sekretaris pribadi bukanlah manajer dan tidak mempunyai anak buah. sebagai contoh Sekretaris Direktur, Sekretaris Manajer, Sekretaris Rektor. Sekretaris Pribadi merupakan tangan kanan pimpinan. Ia harus mampu mencegah pimpinan agar tidak memiliki terlalu banyak beban kerja atau mengurus berbagai persoalan kecil yang kurang penting, sehingga pimpinan dapat berkonsentrasi pada persoalan prioritas.

Perbedaan dari Sekretaris pribadi dan sekretaris perkantoran adalah ia lebih bertanggung jawab untuk satu orang saja, dalam hal ini eksekutif atau bos yang mempekerjakan dirinya. Sedangkan sekretaris perkantoran lebih bertanggung jawab kepada perusahaan secara umum.

Yang Harus Kalian Ketahui Sekretaris

Sebelum menjadi sekretaris, Anda perlu mengetahui beberapa hal di bawah ini:

Sekretaris tidak sama dengan personal assistant. Melansir dari Detik.com, sekretaris lebih fokus pada urusan kantor sementara asisten pribadi juga bertugas mengerjakan hal-hal personal. Sekretaris bertanggung jawab kepada perusahaan, sementara personal assistant hanya bertanggung jawab pada atasan yang mempekerjakan dirinya.

Dilansir dari Femina, sekretaris bisa mencontoh hal-hal baik dari atasannya, seperti bagaimana mengkritik bawahan tanpa menimbulkan sakit hati, bagaimana membagi konsentrasi di antara tugas yang seabrek, dan lainnya.

Banyak keuntungan yang bisa kamu dapatkan, apabila mengambil profesi sebagai seorang sekretaris. Hal ini disebabkan menjadi seorang sekretaris memiliki banyak tantangan untuk mengembangkan diri.

Profesi Lainnya

profesi auditor

Auditor

September 16, 2023 No Comments

Profesi auditor adalah salah satu peran kunci dalam dunia bisnis dan keuangan. Auditor bertanggung jawab untuk mengevaluasi, menganalisis, dan memeriksa catatan keuangan suatu organisasi. Mereka

profesi event planner

Event Planner

October 4, 2023 No Comments

Event planner adalah tim atau individu yang membuat berbagai hal dalam program dan event berjalan sesuai dengan rencana. Mereka memuat jadwal dan memperhitungkan keperluan acara

profesi web developer

Web Developer

December 14, 2021 No Comments

Web Developer bisa diartikan pengembang web adalah seseorang yang berhubungan dengan pembuatan suatu website. Fokus utama seorang web developer yakni harus selalu menciptakan aplikasi dan

profesi pramugari

Pramugara/Pramugari

December 17, 2021 No Comments

Pramugara/Pramugari adalah salah satu awak kabin yang merupakan karyawan maskapai penerbangan dengan tugas utamanya yaitu melayani penumpang selama penerbangan berlangsung. Ternyata profesi ini ada padanan

profesi florist

Florist

May 16, 2024 No Comments

Tahukah kamu apa itu florist? Ya, Florist adalah sebuah profesi yang menggabungkan seni, kreativitas, dan kecintaan terhadap bunga. Seorang florist adalah orang yang terampil dalam

profesi finance

Finance

December 18, 2021 No Comments

Finance atau dalam bahasa Indonesia diartikan sebagai keuangan adalah ilmu dalam mengelola uang dan proses aktual untuk memperoleh dana yang mempengaruhi kehidupan setiap perusahaan. Sementara