Artikel kali ini akan mengulas secara lengkap tugas Procurement Staff. Sangat cocok bagi kamu yang sedang mencari pekerjaan atau ingin berkarir di profesi ini. Â Apakah teman-teman sudah mengetahuinya?
Procurement Staff atau Staff Pengadaan bertanggung jawab terhadap pengadaan barang dan jasa di perusahaan. Mereka harus memastikan vendor mana yang terbaik secara kualitas, harga dan pelayanan dibandingkan vendor lain. Yuk langsung saja kita simak pengertian dan tugasnya di bawah ini!
Pengertian Procurement Staff
Procurement Staff adalah profesi yang bertanggung jawab memperoleh barang atau jasa yang umumnya untuk tujuan bisnis. Procurement umum dikaitkan dengan bisnis, karena perusahaan memerlukan layanan atau barang dalam skala besar untuk mendukung operasional bisnisnya. Procurement juga mengacu pada tindakan akhir pembelian dan seluruh proses pengadaan mulai dari tahap perencanaan hingga pengambilan keputusan.
Proses procurement sangat penting karena memiliki dampak langsung pada seberapa banyak suatu perusahaan dapat melakukan penghematan biaya. Tak hanya itu, suatu perusahaan yang melakukan procurement secara teratur akan dapat menilai dan memastikan tujuan mereka dalam bisnis secara terarah. Tujuan utama dari procurement adalah efisiensi bisnis demi mencapai tujuan dan keuntungan maksimal.
Tugas Procurement Staff
Tugas procurement dalam perusahaan berkutat dengan pengadaan barang mulai dari membuat rencana pengadaan, menjalin komunikasi dengan vendor hingga memastikan barang atau jasa apakah sesuai dengan permintaan di awal. Tugas-tugas ini bertujuan agar memperoleh harga barang atau jasa yang rendah dan kualitas yang tinggi serta pelayanan yang paling baik di antara banyak vendor. Nah, inilah jobdesk procurement staff lebih lengkapnya:
1. Membuat Perencanaan Pengadaan
Tugas procurement yang pertama adalah membuat perencanaan kebutuhan barang dan jasa, estimasi biaya, penentuan waktu pengadaan dan penentuan strategi pengadaan.
2. Mengidentifikasi Kebutuhan Barang dan Jasa
Lanjutan dari membuat perencanaan, procurement staf bertanggung jawab untuk mengidentifikasi kebutuhan terhadap barang dan jasa perusahaan yang nantinya akan dipetakan mana vendor atau pemasok yang sesuai.
3. Menjalin Komunikasi Dengan Vendor Dan Supplier
Procurement bertugas menjalin komunikasi dengan vendor lama dan baru. Komunikasi ini akan memperlancar hubungan pekerjaan dan memudahkan dalam mendapatkan vendor berkualitas dengan harga bersaing.
4. Melakukan Negosiasi
Kemampuan negosiasi sangat dibutuhkan bagi seorang staff procurement. Setelah memilih vendor, kamu perlu melakukan negosiasi terkait harga, kuantitas, waktu pengiriman, termin pembayaran dan metode pembayaran lunas atau cicilan.
5. Menganalisa Surat Penawaran dari Vendor
Dalam bisnis, hampir seluruh transaksi pasti menggunakan surat penawaran. Setelah, menyampaikan kebutuhan barang atau jasa kepada vendor, selanjutnya vendor akan mengirimkan surat penawaran terkait harga, spesifikasi dan kelebihan yang mereka tawarkan. Disinilah tugas Staff Procurement untuk mempelajari setiap surat penawaran dan menganalisa mana saja paling menguntungkan.
6. Membuat Kontrak
Staff Procurement juga bertugas membuat surat kontrak sebagai kesepakatan bersama dengan vendor.
7. Menerima dan Memproses Invoice
Sebelum memesan barang, staff procurement harus mengetahui budget atau kondisi keuangan perusahaan agar bisa dilakukan negosiasi dengan vendor. Begitu pula, setelah menerima barang atau jasa, staff procurement harus memproses invoice ke staff keuangan agar pembayaran segera diproses.
Kami juga Menyediakan Artikel Pekerjaan Lainnya:
12 Tugas Supervisor Gudang dan Kualifikasinya
14 Tugas dan Tanggung Jawab Staff Kantor
8. Pembayaran
Pembayaran bisa juga dilakukan oleh staff procurement. Prosesnya dilakukan setelah melakukan pengecekan apakah barang atau jasa yang diterima telah sesuai dengan permintaan awal.
9. Pencatatan Seluruh Transaksi
Tugas yang tidak boleh terlewatkan adalah pencatatan. Semua transaksi sangat perlu untuk dicatat, mulai dari purchase request, purchase order, dokumen pengiriman hingga invoice. Pencatatan sangat membantu untuk audit, kalkulasi pajak dan repeat order.
10. Mengelola Seluruh Data Pengadaan
Semua kegiatan pengadaan dan pembelian tanggung jawab procurement. Data-data ini harus disimpan dan diolah dengan teliti agar mudah ditemukan kedepannya. Jangan sampai saat kita ingin mencari vendor tertentu, kamu kehilangan kontaknya.
11. Mengelola Persediaan Barang dan JasaÂ
Masih berkaitan dengan pengadaan, staff procurement bertugas mengelola persediaan barang yang telah dibeli, memastikan stok tersedia, pemeliharaan inventaris dan merencanakan pengadaan ulang bagi stok yang habis namun masih dibutuhkan.
12. Menyusun Strategi Terkait Pembelian Jangka Panjang
Strategi ini sangat diperlukan bagi perusahaan dengan jumlah permintaan barang atau jasa yang sangat banyak serta jangka panjang. Staff procurement berperan menyusun strategi yang efektif agar barang dan jasa dapat diperoleh secara tepat waktu dan terpenuhi keseluruhan.
13. Memastikan Taat Terhadap Peraturan dan Hukum
Tanggung jawab lainnya adalah memastikan bahwa setiap proses pengadaan sesuai dengan ketentuan yang berlaku di perusahaan maupun undang-undang. Mereka akan menindaklanjuti kelalaian dan ketidaksesuaian dalam seluruh rangkaian proses pengadaan barang.
14. Rutin Melakukan Kontrol dan Evaluasi
Tugas Staff Procurement selanjutnya adalah memastikan barang dan jasa yang diberikan sudah sesuai dengan permintaan. Selain itu, juga bertugas melakukan evaluasi seberapa bagus vendor yang menyediakan barang dan jasa bila suatu saat mereka ingin repeat order.
Nah, itulah informasi tentang tugas Procurement Staff. Apakah teman-teman tertarik bekerja di posisi ini? Semoga informasi ini bisa membantu..
Kamu sedang mencari artikel tentang pekerjaan yang lain? Kami menyediakan artikel tentang pekerjaan dan gajinya lengkap. Tinggal scroll aja! Bila bacaan ini bermanfaat bagikan juga di sosial media agar teman yang lain juga dapat insightnya. See you.
