Staff administrasi adalah orang yang bertanggung jawab untuk mengurus berbagai hal yang berkaitan dengan administrasi di suatu organisasi atau perusahaan. Tugas staff administrasi bisa bervariasi tergantung pada bidang dan ukuran organisasi atau perusahaan tersebut, namun secara umum ada beberapa tugas yang umum dilakukan oleh staff administrasi, yaitu:
- Membuat dan mengelola dokumen-dokumen penting, seperti surat, laporan, nota, faktur, kwitansi, dan lain-lain. Staff administrasi harus memastikan bahwa dokumen-dokumen tersebut tersimpan dengan rapi dan mudah diakses jika dibutuhkan.
- Mengurus keuangan dan anggaran, seperti membuat rencana anggaran, mencatat pemasukan dan pengeluaran, membuat laporan keuangan, dan melakukan pembayaran atau penagihan kepada pihak-pihak terkait. Staff administrasi harus memiliki kemampuan menghitung dan mengelola uang dengan baik.
- Menyediakan dan mengatur perlengkapan kantor, seperti alat tulis, komputer, printer, telepon, mesin fotokopi, dan lain-lain. Staff administrasi harus memastikan bahwa perlengkapan kantor tersebut selalu tersedia dan berfungsi dengan baik.
- Menjaga kebersihan dan kenyamanan lingkungan kerja, seperti membersihkan meja, kursi, lantai, jendela, dan lain-lain. Staff administrasi harus memperhatikan kebersihan dan kesehatan lingkungan kerja agar dapat mendukung produktivitas dan kesejahteraan karyawan.
- Menerima dan melayani tamu atau klien yang datang ke kantor, seperti menyambut, memberi salam, menawarkan minuman atau makanan ringan, mengantar ke ruangan yang dituju, dan lain-lain. Staff administrasi harus memiliki sikap ramah dan sopan dalam berkomunikasi dengan tamu atau klien.
- Mengurus surat-menyurat dan telepon masuk atau keluar, seperti menerima surat atau paket yang dikirimkan oleh kurir atau pos, mengirim surat atau paket ke alamat yang dituju, menjawab telepon atau panggilan masuk, melakukan telepon atau panggilan keluar sesuai dengan instruksi atasan atau permintaan klien, dan lain-lain. Staff administrasi harus memiliki kemampuan berkomunikasi yang baik dan menguasai etika surat-menyurat dan telepon.
- Mengatur jadwal rapat atau pertemuan internal maupun eksternal, seperti membuat undangan rapat atau pertemuan, mengirimkan undangan rapat atau pertemuan kepada pihak-pihak yang terlibat, menyiapkan ruangan rapat atau pertemuan beserta perlengkapannya, mencatat hasil rapat atau pertemuan, dan lain-lain. Staff administrasi harus memiliki kemampuan mengatur waktu dan koordinasi yang baik.
- Membantu atasan atau karyawan lain dalam hal-hal yang berkaitan dengan pekerjaan mereka, seperti membuat presentasi, melakukan riset atau survei, menyusun data atau informasi, menyiapkan proposal atau kontrak kerjasama, dan lain-lain. Staff administrasi harus memiliki kemampuan bekerja sama dan belajar yang baik.
- Melakukan arsip-arsip digital maupun fisik dari dokumen-dokumen penting yang berkaitan dengan organisasi atau perusahaan tersebut, seperti menyimpan dokumen-dokumen tersebut di folder atau file yang sesuai dengan kategori atau topiknya, memberi label atau nama yang mudah dikenali pada dokumen-dokumen tersebut, membackup dokumen-dokumen tersebut di media penyimpanan eksternal atau online jika diperlukan, dan lain-lain. Staff administrasi harus memiliki kemampuan mengorganisir dan memelihara dokumen-dokumen tersebut dengan baik.
- Melakukan tugas-tugas lain yang diperintahkan oleh atasan sesuai dengan kapasitas dan kompetensi staff administrasi tersebut. Staff administrasi harus memiliki sikap fleksibel dan siap menerima tantangan dalam pekerjaannya.
Itulah 10 tugas staff administrasi yang umum dilakukan di berbagai organisasi atau perusahaan. Tugas-tugas tersebut menunjukkan bahwa staff administrasi adalah salah satu posisi yang penting dan berperan besar dalam kelancaran operasional organisasi atau perusahaan tersebut. Oleh karena itu, staff administrasi harus memiliki kualifikasi yang sesuai dengan tuntutan pekerjaannya.
Baca juga:
