Pengertian dan 6 Tahap Penyelesaian Masalah – Masalah bisa muncul di segala aspek dalam kehidupan. Mulai dari kehidupan pribadi sampai profesional. Mulai dari hal yang sepele sampai yang serius. Masalah bisa muncul kapanpun dan dimanapun.
Bagaimanapun setiap masalah pasti ada solusinya. Hanya saja terkadang memecahkan masalah satu bisa lebih sulit dari masalah lainnya. Hingga akhirnya menimbulkan kendala-kendala secara berlarut-larut yang menjadi penyebab masalah tidak terselesaikan.
Ada kerangka penyelesaian masalah yang dapat digunakan untuk menemukan solusi bagi masalah yang sedang dihadapi. Kerangka ini diperlukan untuk mengetahui langkah apa saja yang perlu diambil agar akhirnya menemukan solusi dari masalah. Sehingga kemampuan memecahkan masalah dengan baik sangat penting karena dibutuhkan di berbagai aspek kehidupan.
Pengertian Penyelesaian Masalah
Penyelesaian masalah adalah segala proses yang dilalui untuk menemukan solusi dari masalah tersebut. Segala proses penyelesaian masalah yang dimaksud adalah langkah-langkah yang perlu dilakukan agar akhirnya mendapatkan solusi masalah. Langkah-langkah tersebut dimulai dari mengidentifikasi masalah sampai merumuskan solusi masalah.
Kemampuan dalam memecahkan masalah sangat dibutuhkan oleh setiap orang dan berlaku untuk berbagai aspek kehidupan. Itulah hal yang membuat kemampuan memecahkan masalah dengan baik sangat ditekankan dalam lingkungan profesional seperti tempat kerja.
Kerangka penyelesaian masalah biasanya berlaku untuk berbagai jenis masalah. Beberapa bidang mungkin saja memiliki proses penyelesaian masalah sendiri yang dirasa lebih bisa mewakili kebutuhannya. Misalnya seorang programmer membutuhkan kerangka penyelesaian masalah yang selaras dengan bidangnya karena hal itu lebih memudahkannya dalam memahami dan menemukan solusi masalahnya.
Berikut langkah-langkah dasar penyelesaian masalah yang dapat diimplementasikan untuk berbagai masalah secara umum dan khususnya bagi perusahaan atau organisasi.
1. Tentukan apa masalahnya
Mengidentifikasi masalah merupakan langkah pertama yang penting dalam memecahkan masalah karena dapat menentukan langkah selanjutnya. Upaya menentukan masalah dapat dilakukan dengan menjabarkan berbagai informasi faktual atau data dan mengerucutkannya pada identifikasi masalah. Selama proses ini, pastikan untuk tetap fokus pada tujuan mengidentifikasi masalah.
2. Tentukan beberapa solusi sekaligus
Setelah mengidentifikasi masalah, jabarkan solusi yang memiliki potensi paling besar dalam menyelesaikan masalah. Sebaiknya merumuskan tidak hanya satu solusi tapi beberapa sekaligus. Sebab belum tentu satu solusi yang dirasa sudah baik, akhirnya bekerja dengan baik. Mempersiapkan alternatif solusi dapat mempercepat proses menguji solusi lain ketika solusi yang sebelumnya ternyata tidak berhasil.
3. Evaluasi dan memilih solusi
Menentukan solusi mana yang lebih dulu perlu dicoba bisa menjadi kesulitan tersendiri. Evaluasi kembali berbagai solusi yang sudah disiapkan dengan cara menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut.
- Apakah solusi ini dapat menyelesaikan masalah yang spesifik ini tanpa menyebabkan masalah pada aspek lainnya?
- Apakah semua pihak akan menyetujui solusi ini?
- Apakah dampak dari solusi ini paling minimal daripada solusi lainnya?
Setelah menjawab pertanyaan tersebut, secara otomatis akan menemukan pilihan solusi terbaik.
4. Implementasi solusi
Langkah terakhir dari penyelesaian masalah adalah implementasi solusi itu sendiri. Tahap terakhir ini tentu saja bukan tahap yang mudah untuk dilakukan. Tetapi ada beberapa hal yang dapat dimasukkan untuk meningkatkan efisiensinya pada solusi.
- Melibatkan pihak lain dalam megimplementasi solusi dapat mendorong keberhasilan upaya menyelesaikan masalah
- Mengawasi proses sehingga dapat segera memperbaiki kesalahan sebelum berlarut-larut dan kesalahan semakin besar
- Menerima masukan ketika solusi sedang dan sesudah diimplementasikan sehingga mengetahui seberapa signifikan atau berhasil solusi yang dipilih
Baca Juga: Pengertian Soft Skills
6 Tahap Penyelesaian Masalah
McKinsey adalah salah satu firma terbesar dan diakui di dunia yang bergerak di bidang konsultasi dan manajemen mulai dari bisnis, pemerintah, hingga institusi. Pada 2001, mereka merilis buku yang sukses dan menjadi panduan di bidang manajemen dan konsultasi berjudul “The McKinsey Mind: Understanding and Implementing the Problem-Solving Tools and Management Techniques of the World’s Top Strategic Consulting Firm” dan ditulis oleh Ethan Rasiel serta Paul N. Friga.
Kesuksesan dan kepopuleran buku tersebut dikarenakan mampu menyampaikan tahap-tahap penyelesaian masalah dengan tepat. Beberapa tahapan yang dijelaskan dalam buku mungkin sederhana, tetapi biasanya tidak diimplementasikan dengan maksimal. Buku tersebut juga berbagi tips-tips yang tidak hanya membantu dalam hal konsultasi tetapi juga analisis, penyajian, dan manajemen masalah sehingga buku ini mencakup keseluruhan secara komprehensif.
Tujuan dari tahap penyelesaian masalah menurut McKinsey ini adalah memberikan pemahaman tentang pendekatan terhadap masalah yang dilakukan McKinsey sebagai perusahaan dan alasannya. Cara mengimplementasikan tahap penyelesaian masalah ini adalah dengan melakukannya satu per satu sesuai urutan. Enam tahap penyelesaian masalah berdasarkan McKinsey tersebut adalah sebagai berikut.
1. Identifikasi masalah dengan tepat
Memahami masalah yang sedang ingin diselesaikan dengan keyakinan penuh bukan hanya langkah pertama proses penyelesaian masalah, tetapi juga yang paling penting. Tanpa mengetahui dengan pasti isu apa yang sedang terjadi, yang sedang dihadapi, dan apa yang diharapkan ke depannya, akan sulit membuat rencana secara efisien dan mengetahui solusi yang bisa jadi sudah muncul sebelum masalah penjadi panjang.
Teknik McKinsey dalam mengidentifikasi masalah dapat dilakukan melalui “problem statement worksheet”. Yaitu lembar kerja berisi beberapa hal yang harus dijawab sebagai berikut.
a. Specific, Measurable, Action-Oriented, Relevant, and Time Bound (SMART)
Gunakan masing-masing komponen dalam SMART untuk mengidentifikasi masalah. Contohnya, “apa yang bisa kami lakukan untuk meningkatkan keuntungan klien ritel bahan bakar hingga 250.000.000 dalam lima tahun ke depan?” Berdasarkan pertanyaan tersebut, diketahui memenuhi komponen dalam SMART seperti yang dijelaskan sebagai berikut.
Specific (khusus): “untuk meningkatkan”
Measurable (dapat diukur): “ingin mendapatkan 250.000.000 dalam lima tahun”
Action-oriented (upaya): “apa yang bisa kami lakukan”
Relevant (relevan): keseluruhan maksud pertanyaan
Time bound (batas waktu): “lima tahun”
Memahami pertanyaan awal penting untuk mengetahui apa yang sebenarnya ingin dicapai dan kapan tujuan tersebut harapannya bisa tercapai. Selain itu pertanyaan awal ini membantu menghindari analisis yang kurang perlu dan hilangnya fokus.
b. Kriteria keberhasilan
Menyambung dari contoh di atas, penting memahami keinginan klien. Untuk memenuhi tujuan tersebut, biasanya terdapat kriteria-kriteria kualitatif dan kuantitatif yang harus dipenuhi oleh solusi yang telah ditetapkan. Pentingnya memahami kriteria ini juga untuk memahami ketika solusi sudah ditemukan.
Contohnya klien ingin menurunkan pengembalian modal investasi sampai 10%. Maka hal yang dilakukan adalah mengetahui apa itu pengembalian modal investasi, cara menghitung, dan alasan mereka ingin menurunkannya. Setelah itu, periksa berbagai solusi potensial yang sudah disiapkan dan periksa yang mana yang paling mendekati dan sejalan dengan tujuan klien.
c. Lingkup dan batasan
Lingkup yang dimaksud adalah segmentasi pasar yang dioperasikan. Sedangkan batasan adalah hal-hal yang sulit untuk dilakukan demi merumuskan masalah.
Contohnya dalam kasus perputaran keuntungan. Satu set solusi yang dirumuskan akan melibatkan masuk pasar baru atau memperkenalkan produk baru. Sehingga bertanya pada klien apakah solusinya bisa diterima atau sudah sesuai lingkup akan sangat membantu dalam menghemat waktu.
2. Menstruktur masalah
McKinsey memiliki pohon hipotesis yang fokus pada mendaftar berbagai hipotesis yang relevan dan masing-masing dieksplorasi secara sistematis. Pohon hipotesis ini lebih cocok untuk masalah atau situasi yang terstruktur seperti yang berkaitan dengan meningkatkan keuntungan, penjualan, dan menurunkan biaya.
Untuk lebih memahami pohon hipotesis, berikut ilustrasi pohon hipotesis dan template yang dapat diunduh sebagai panduan membuat pohon hipotesis.
3. Susun prioritas masalah
Menyusun prioritas masalah dapat dilakukan dengan membuat daftar masalah dan mengurutkannya dari yang memiliki dampak besar sampai yang ringan. Pastikan urutan pertama adalah masalah yang harus diutamakan atau disegerakan dalam penyelesaian masalahnya. Menyusun prioritas masalah akan lebih mudah dipahami jika ditunjukkan dalam contoh kasus.
Contoh dari poin menyusun prioritas masalah adalah dalam kasus peningkatkan keuntungan. Sebab meningkatkan harga, menjual lebih banyak produk, dan menurunkan pengeluaran biaya mungkin dilakukan kapan saja. Menaikkan harga adalah pilihan yang memberikan dampak tertinggi secara lebih mudah. Hal ini juga yang membuatnya menjadi pilihan pertama.
4. Rencakanan dan eksekusi analisis
Keunikan dari metode penyelesaian masalah McKinsey adalah sudah ada solusi yang terpikirkan sebelum memulai proses penyelesaian masalah. Dari langkah-langkah sebelumnya yang telah disebutkan, sudah berkali-kali menekankan tentang solusi. Selain juga menekankan pentingnya membuat hipotesis yang diproritaskan untuk dieksplorasi selanjutnya.
Artinya setiap langkah-langkah yang dijelaskan di atas berusaha menekankan agar selalu fokus pada menemukan solusi. Tidak lain agar prosesnya selalu di jalan yang benar dan sesuai tujuan awal dari adanya kerangka penyelesaian masalah ini.
Menarik sebenarnya melihat proses penyelesaian masalah ini bisa dieksplorasi dengan cara mengimplementasikan solusi yang pertama yang sudah dirumsukan. Kemudian perhatikan beberapa bagian atau hal yang dirasa masih kurang maksimal. Tanpa berpikir dengan cara seperti itu, waktu dan uang akan terbuang percuma karena analisis yang bisa dilakukan dengan cepat malah menjadi lama.
5. Sintesasi temuan
McKinsey memiliki ciri cenderung condong membuat struktur piramida dimana bukti-bukti pendukungnya disambungkan dengan lainnya menggunakan tanda penghubung di bawah poin utama yang ditunjukkan dengan titik. Tujuan dari membentuk sintesis atau perpaduan ini adalah menggabungkan dan memberikan gambaran atau ilustrasi yang jelas, mudah dipahami, dan bisa langsung diterima oleh klien atau siapapun yang membutuhkan pemahaman ini.
Berikut contoh sintesasi temuan yang dimaksud.
6. Kembangkan rekomendasi
Diperlukan pengembangan rencana strategis yang bersifat pragmatis dalam merumuskan rekomendasi dengan mengikuti tiga elemen berikut.
a. Merumuskan inisiatif yang relevan dengan berbagai aspek sehingga rencana dapat berjalan sesuai harapan. Inisiatif tersebut juga menawarkan keseimbangan antara keberhasilan, dampak yang seimbang dan berjangka panjang, serta mempertimbangkan sumber daya yang tersedia yang juga akan mempertimbangkan prioritasnya.
b. Ada kejelasan bagi setiap inisiatif
c. Kunci keberhasilan dan tantangan dalam menyampaikan inisiatif
Selama solusi mulai dan sedang diimplementasikan, rekomendasi atau masukan diperlukan untuk mengetahui sejauh mana keberhasilan solusi yang telah ditetapkan dan berjalan tersebut. Masukan yang diberikan oleh klien atau pihak lainnya ini akan memberitahukan apa yang orang lain rasakan dari solusi tersebut dan cara kerjanya.
Masukan ini juga dapat membantu dalam hal meningkatkan keberhasilan solusi yang ditetapkan. Hal ini dikarenakan mungkin saja dapat menemukan kendala kecil selama proses yang dapat segera diselesaikan sebelum menjadi serius. Sehingga mengembangkan sistem rekomendasi atau masukan ini sangat penting demi akhirnya masalah terselesaikan.
Itulah penjelasan tentang apa yang dimaksud dengan penyelesaian masalah. Tidak hanya itu, artikel ini juga menjelaskan enam tahap penyelesaian masalah oleh McKinsey yang dapat dijadikan panduan dalam menyelesaikan masalah untuk bidang umum maupun khusus.
