Program Kerja: Pengertian, Pentingnya, Jenis-Jenisnya, dan Cara Membuatnya – Perusahaan dan organisasi biasanya membutuhkan keteraturan agar dapat melaksanakan kegiatannya dengan baik, lancar, efisien, dan efektif. Upaya ini dapat diwujudkan dengan adanya program kerja.
Pengertian Program Kerja
Program kerja biasa dibutuhkan oleh organisasi, institusi, instansi pemerintah, sampai dengan perusahaan. Semua itu memerlukan program kerja untuk dapat melaksanakan aktivitasnya dengan efektif. Sehingga tujuan organisasi tercapai dengan waktu yang sudah ditentukan sebelumnya.
Nah, apa itu program kerja? Oleh karena program kerja dapat dibutuhkan oleh berbagai pihak, berikut penjelasannya.
Secara umum, program kerja adalah pegangan yang dimiliki oleh suatu lembaga dalam periode tertentu untuk mencapai tujuan dan berisi kegiatan-kegiatan apa saja yang dapat mendukung tercapainya tujuan tersebut. Pengertian secara umum ini berlaku di berbagai pihak yang merasa membutuhkan program kerja.
Isi program kerja adalah berbagai aktivitas yang dapat mendukung tercapainya tujuan organisasi. Di dalamnya juga mencantumkan apa saja yang dibutuhkan untuk melaksanakan aktivitas tersebut. Hal ini dapat diartikan seperti peralatan dan perlengkapan apa saja yang dibutuhkan.
Selanjutnya, dalam rancangan program kerja juga menjelaskan siapa saja yang bertanggung jawab atas satu kegiatan. Dalam lingkup organisasi, dimulai dari siapa yang ditunjuk untuk bertanggung jawab atas satu kegiatan. Orang tersebut disebut sebagai penanggung jawab. Satu penanggung jawab biasanya memiliki beberapa anggota yang nantinya akan bekerja sama dalam mewujudkan satu poin dalam program kerja tersebut.
Kemudian dalam program kerja juga mencantumkan indikator keberhasilan. Yaitu poin yang menjawab bagaimana aktivitas yang sudah dicantumkan dalam program kerja dapat dikatakan berhasil dan memenuhi tujuan. Suatu kegiatan dalam program kerja dapat dikatakan berhasil apabila sudah memenuhi indikator keberhasilan.
Ketika program kerja tersusun secara efektif, proses pelaksanaannya pun cenderung menjadi lebih mudah apabila mendapat dukungan sepenuhnya dari seluruh pihak yang bersangkutan. Sebab pada akhirnya mereka yang bersangkutan lah yang mengerjakan dan mewujudkan program kerja tersebut agar menjadi nyata.
Selain itu, mengambil pengertian dari E. Hetzer, program kerja juga diartikan sebagai program-program yang nyata dan mungkin untuk diimplementasikan untuk mencapai misi perusahaan atau organisasi. Selanjutnya Hetzer juga berpendapat program kerja memberikan petunjuk tentang cara paling efektif untuk program kerja yang tercantum. Sehingga perlu diperhatikan bahwa sifat program kerja yang dirancang adalah dapat dan memungkinkan untuk dioperasionalisasikan.
Alasan Pentingnya Program Kerja
Pentingnya program kerja dapat dipahami berdasarkan setidaknya dua subyek. Dalam artikel ini, pentingnya program kerja dijelaskan berdasarkan kepentingan organisasi dan bisnis. Sebab program kerja umum dibutuhkan dalam keduanya.
Pertama, berikut ini alasan program kerja penting untuk diperhatikan oleh suatu organisasi atau institusi pemerintah dan disampaikan oleh E. Hetzer (e-journal; Shvoong, Surajuddin, 2012).
1. Efisiensi Organisasi
Program kerja dapat membantu agar pelaksanaan kegiatan organisasi berjalan secara efisien. Dalam periode program kerja yang sudah ditentukan, ada poin-poin kegiatan yang perlu dilaksanakan dan setiap organisasi pastinya memiliki ekspektasi agar target mereka tercapai secara efisien. Hal tersebut menjadikan pembuatan program kerja sangat diperlukan demi pelaksanaan kegiatan organisasi yang lebih efisien.
2. Efektifitas Organisasi
Setiap program kerja yang sudah ditetapkan pastinya memiliki strateginya sendiri-sendiri. Ada yang membutuhkan lebih banyak tenaga, waktu yang lebih panjang, upaya yang lebih banyak, dan lain sebagainya.
Berbagai pertimbangan pasti sudah didiskusikan sebelum program kerja tersebut akhirnya disepakati. Pertimbangan tersebut didasarkan salah satunya pada apakah program kerja tersebut dapat mendukung output yang dihadapkan dengan periode waktu yang sudah ditentukan. Sehingga membuat program kerja dapat diimplementasikan secara efektif.
3. Target Organisasi
Program kerja dibuat untuk mencapai tujuan yang diharapkan oleh organisasi. Di dalam tujuan tersebut terdapat poin-poin berisi target yang harapannya terpenuhi sehingga tujuan organisasi pun tercapai. Hal ini menjadikan program kerja sebagai panduan yang sistematis bagi organisasi untuk mencapai tujuan organisasi.
Kedua, berikut ini alasan pentingnya membuat program kerja dalam membangun bisnis.
4. Demi Mencapai Visi dan Misi
Semua perusahaan dan bisnis dalam skala besar maupun kecil pasti memiliki tujuan. Tujuan-tujuan tersebut biasanya dijabarkan ke dalam visi dan misi. Hal yang perlu dilakukan agar visi dan misi tersebut tercapai adalah membuat program kerja yang disusun dengan baik untuk memudahkan pelaksanaan program kerja.
5. Menjawab Kebutuhan Bisnis
Membuat program kerja yang baik akan sangat membantu perusahaan dan bisnis agar selalu fokus pada tujuan. Sebab selama proses pelaksanaan, pasti terjadi kendala baik kecil maupun besar.
Adanya program kerja ini baik secara langsung maupun tidak langsung memiliki fungsi mengingatkan ketika jalannya perusahaan atau bisnis sudah terlalu jauh dari tujuan yang diharapkan pertama kali. Sehingga kebutuhan untuk jangka pendek atau panjang dapat direspon dengan lebih efektif apabila memiliki program kerja yang baik.
6. Mensukseskan Tujuan Bisnis
Dalam melaksanakan bisnis, penting agar pelaku bisnis bisa fokus pada periode saat ini dan periode masa akan datang. Tidak dapat dipungkiri bahwa terkadang kendala yang dialami saat ini bisa jadi cukup menguras waktu dan tenaga. Hal ini menyebabkan perusahaan menjadi lalai akan tujuan jangka panjang mereka.
Sedangkan tujuan jangka panjang sama pentingnya untuk diperhatikan meskipun sedang dihadapkan pada kondisi yang rumit sekalipun. Hal ini dapat dilakukan salah satunya contohnya dengan melihat kembali program kerja dan sudah sampai mana progress yang dikerjakan. Dengan begitu, nantinya akan diketahui tindakan yang perlu dilakukan untuk mencapai tujuan yang diharapkan.
Jenis-Jenis Program Kerja
1. Program Kerja Strategis
Program kerja strategis merupakan jenis program kerja yang dirancang untuk jangka panjang. Jangka panjang atau pendek ini bergantung pada ketetapan di organisasi, instansi, atau bisnis yang bersangkutan. Sehingga memungkinkan jangka pendeknya satu organisasi bisa berbeda dengan organisasi lainnya.
Misalnya jika program kerja disiapkan untuk satu tahun periode, maka program kerja berisi kegiatan-kegiatan yang memungkinkan untuk dicapai dalam jangka satu tahun. Oleh karena memiliki periode selama satu tahun, kegiatan-kegiatan yang direncanakan dalam program kerja juga bersifat dapat diaplikasikan secara efektif selama satu tahun tersebut.
2. Program Kerja Taktis
Program kerja taktis adalah jenis yang difungsikan untuk jangka waktu pendek. Jangka pendek dalam program kerja taktis ini dapat diartikan kurang dari satu tahun. Meskipun begitu, perihal ini dapat dikembalikan pada ketetapan organisasi atau bisnis yang bersangkutan.
Manajer dan karyawan inti terlibat secara intens dalam menghasilkan program kerja yang ditujukan untuk keseluruhan organisasi sampai ke setiap unit yang ada di perusahaan tersebut. Oleh karena itu, program kerja dapat digunakan kembali untuk periode selanjutnya apabila disepekati bersama dan masih relevan.
3. Program Kerja Jangka Pendek
Memiliki konsep yang sama dengan program kerja taktis, program kerja jangka pendek ini memiliki masa berlaku yang lebih pendek lagi. Baik secara mingguan, bulanan, triwulan, ataupun satu semester.
4. Program Kerja Tetap
Program kerja tetap diciptakan untuk menangani kendala yang seringkali terjadi dan memelihara kegiatan yang masih relevan dengan tujuan perusahaan. Memelihara program kerja yang masih relevan dengan tujuan perusahaan mungkin sudah dapat dipahami dengan baik.
Sedangkan program kerja tetap yang dirancang untuk mengatasi kendala-kendala yang paling sering terjadi juga sama pentingnya untuk diperhatikan. Hal ini dilakukan agar keberlangsungan aktivitas perusahaan dan organisasi berjalan dengan lancar dan dapat merespon kendala dengan tanggap dan baik.
5. Program Kerja Kontingensi
Program kerja kontingensi meruapakan jenis program kerja yang disiapkan untuk merespon keadaan darurat. Tidak dapat dipungkiri bahwa kondisi darurat bisa datang secara tiba-tiba dan mau tidak mau, perusahaan harus tetap bisa merespon dan bertindak secara efisien.
Contoh program kerja kontingensi yang bisa dirasakan saat ini adalah banyaknya perusahaan yang membuat rancangan program kerja dan mengadaptasikannya dengan kondisi pandemi seperti saat ini. Mau tidak mau, mereka harus menyesuaikan program kerja yang sudah disiapkan sebelumnya dengan kondisi pandemi saat ini.
Cara Membuat Program Kerja yang Baik
Dalam mempelajari cara membuat program kerja, terdapat komponen-komponen yang harus dipenuhi agar menjadi program kerja yang baik.
1. Diskusi / rapat bersama
Untuk membuat program kerja yang baik, lakukan rapat melibatkan semua yang berkepentingan untuk program kerja tersebut. Rapat yang dilaksanakan harus bersifat kondusif dan pastikan agar semua pihak berkontribusi secara seimbang.
Dalam diskusi tersebut, membahas berbagai ide dan rekomendasi terbaik yang nantinya disepakati menjadi program kerja. Proses perancangannya juga dilakukan dengan mempertimbangkan kebutuhan dan tujuan perusahaan beserta kepentingan setiap pegawainya.
2. Menentukan tujuan
Kata ‘tujuan’ sudah sering disebutkan karena memang tujuan adalah aspek penting dalam membuat program kerja yang tidak boleh diabaikan. Tanpa tujuan, sulit untuk merancang program kerja yang fokus, strategis, dan efektif.
3. Menentukan sasaran
Sasaran yang dimaksud adalah program kerja yang dirancang ini ditujukan kepada siapa. Misalnya dalam organisasi, sasaran yang dimaksud bisa jadi adalah anggota organisasi tersebut. Sehingga program kerja dirancang untuk memenuhi kebutuhan anggota organisasi.
Contoh lainnya adalah program kerja yang dirancang untuk perusahaan. Dari segi perusahaan, sasaran yang dituju bisa jadi perusahaan kompetitor ataupun pelanggan. Sehingga perusahaan perlu merancang program kerja yang dapat memenuhi kebutuhan pelanggan mereka.
4. Menentukan indikator keberhasilan
Indikator keberhasilan dapat diperoleh secara kuantitatif seperti menyebarkan kuesioner, pengamatan, dan wawancara lapangan. Selain itu dapat juga diperoleh secara kualitatif dengan mengidentifikasi apakah poin-poin yang direncanakan sudah terpenuhi semua, beberapa, atau tidak sama sekali.
5. Menentukan metode
Dalam menentukan metode, maka akan juga membahas hal-hal lain seperti peralatan dan perlengkapan apa saja yang dibutuhkan untuk mewujudkan program kerja tersebut. Sehingga pembahasan tentang metode ini berfokus pada mendiskusikan apa saja yang dibutuhkan untuk mengoperasionalisasikan setiap program kerja. Perlu dipastikan bahwa metode yang dipilih adalah metode yang memang dapat dikerjakan dan bukan hal-hal yang bersifat abstrak.
6. Menentukan tempat dan waktu
Setiap poin dalam program kerja memiliki tempat dan waktunya sendiri. Tidak semuanya dikerjakan secara bersamaan. Sebab dalam hal ini juga mempertimbangkan program kerja lain, jumlah anggota atau pegawai yang bisa menangani setiap program kerja. Menentukan tempat dan waktu sangat penting karena dengan merancang pembagian waktu dan tempat secara strategis dapat membuat pelaksanaan program kerja menjadi lebih efektif dan efisien.
7. Menentukan penanggung jawab
Terakhir, setiap program kerja perlu memiliki penanggung jawab dan siapa saja anggota yang bertanggung jawab dalam melaksanakan. Penting sekali untuk menunjuk penanggung jawab satu program kerja sejak awal. Hal tersebut ditujukan agar orang tersebut memiliki persiapan yang cukup sebelum melaksanakan tanggung jawabnya.
Baca Juga Artikel Lainnya:
